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如何開好一場會議?

時間:2021-12-06

想要明白如何開好一場會議,就要先回答好這個問題:員工們為什么不喜歡開會?曾經聽到過一個關于會議的笑料。這個笑料講了一個道理:如果世界末日那一天到來,上帝會把人分為兩類,即好人和壞人。好人被送去了天堂,而壞人則被送進了會議室。為了表達會議的負面效應,還有人給鄭和下西洋編出了一個結論:如果鄭和當時有一個委員會出謀劃策的話,那他現在還仍然在岸上討論下西洋的事情沒能出發。由此可見,大家對會議有多么厭惡。反過來我們看看另外一個現象:為什么大家喜歡看電影而不喜歡開會?一部電影少則一個小時,多則兩個小時,但人們很少有走神的。會議的時間長短也基本上是這個數字,不過開會基本上是有互動的,但電影不行。我們總不能沖著屏幕命令演員:別再往前走了,前面有埋伏,你這個笨蛋。電影無法對我們的生活和工作產生影響,但會議的決定卻會影響我們的工作和生活。可為什么人們那么厭惡會議呢?

因為大部分的會議都太枯燥無味了。是不是?

看電影,無論是歷史片,還是城市片,抑或是戰斗片、諜戰片、愛情片,都會沿著一條主線脈絡發展:背景、沖突、解決方案,自始至終充滿了戲劇性,我們從頭到尾都關心人物、事件的最后結局,心一直被吊著、提著,直到最后還意猶未盡。但會議正好相反,它太枯燥、太乏味,沒有沖突、沒有爭論、沒有辯論,只聽一個人在那里“嗡嗡叫”,最后大家若無其事、心不在焉地給出一個例行的回答:我沒意見;我同意;我覺得挺好。會議要么“太官僚”,要么就是大家都很忙,不想把時間浪費在會議討論上,一心想著趕緊結束會議,我那里還有一堆的事情等著我處理呢。

在看來,會議中缺乏爭論的原因正像一位有過豐富管理的老手講的:因為我們大部分人不喜歡彼此反駁,尤其在開會這樣的公共場合。百分之九十九的人對于在會議上保持沉默的原因是:我寧愿選擇忍受會議上人們瞎叨叨,也不愿意起來反駁或獨樹一幟,這樣可以避免人際關系上的矛盾和摩擦。因此,開會沉默,或者一致同意成了“你好我好大家都好”的人際策略,誰也不得罪誰。因此大家也對會議的結果采取了無所謂的態度,實際上思想并沒有聚焦在會議室上。

那么,還有開會的必要嗎?當然有。我們總不能每天上班只干著自己的活,團隊的成員之間沒有任何交流、了解和互動吧?我們總不能眼睜睜看著那些工作中的問題越堆越多、越多越高吧。開會是必要的,要看怎么開。

在柯林斯的《從優秀到卓越》一書中,描述了美國紐柯鋼鐵公司的CEO肯·艾弗森對他們舉辦的會議的場景描述:

“我們舉行了很多總經理會議,我更像是一個負責調停的中間人。會場亂糟糟的,我們會一連數小時待在那里,討論問題,直到事情有個眉目。有的時候,會議變得如此暴力,人們幾乎要動手。大家叫喊著,在桌子旁邊揮舞著手臂,臉漲得通紅,青筋暴出。”“爭吵和爭論,然后賣掉了原子能生意;爭吵和爭論,然后把重點放在了鋼筋橫梁的經營上;爭吵和爭論,然后開始自己煉鋼;爭吵和爭論,然后投資了礦井……”

爭吵和爭論的最后,紐柯鋼鐵公司從只有一個部門贏利的、糟糕透頂的公司變成了世界第四大鋼鐵公司,進而成為了美國第二大鋼鐵公司。看來有效的會議,可以讓公司發揮無限的潛力。

所以,我們開會要講究一些策略和原則。

第一,會議不能太長。會議太長,容易讓人覺得時間無所謂,大家就會東一句西一句瞎扯,討論問題A,反而到最后都在討論甲,成了閑聊會。記得有位著名的CEO對會議的要求是:會議只做決定,半小時結束。林語堂先生有一句關于會議妙趣橫生的話:“好的會議就像女人的裙子,越短越好。”確定好半小時的會議,有沒有結果不重要,時間一到馬上結束。這叫會議信任。

第二,隨時糾偏。人的注意力是有限度的,超過一定的時限和忍受力,就會對內容變得漠不關心。所以,會議的組織者或主持人要時刻保持會議主題的警惕性,只要一走偏,就要毫不畏懼、不顧面子把會議拉回主題,而不是任其發揮,說到哪里算哪里。這可能會讓某些人尷尬,但卻能保持會議的有效性。

第三,點名提問。對于那些習慣于當老好人、“凡事與我無關”的參會人,組織者會主持人要刻意點名提問,讓他們時刻保持對會議的注意力。這也會讓其他的參會人保持對會議的專注度。沒有人喜歡被提問時“一臉懵逼”,避免的方法就是保持對會議進程的注意。這樣可以避免參會人“心在操營心在漢”。

第四,分配責任。為什么大家對會議的內容無所謂。就是因為每次會議結束后,自己沒有任何任務責任。所以,要把會議決議或會議決定的工作任務分配到參會人。這關系到每個參會人的切身利益。

第五,宣布會議成果。每次會議的最后,可以對會議的成果做一次表揚。這里的成果不單單是會議的內容成果,也包括會議的流程。比如這次會議比上次會議少了三分鐘,但做出了同樣重要的決定;這次會議有五個人主動發言,比上次多了兩個;這次會議決定了三個事項,比上次會議多了一個。人有一種奇怪的心理:喜歡對比,喜歡比賽。對比和比賽都是讓人保持會議專注度和有效度的手段。會議一開始,大家就開始期待會議最后的成果,盤算這次會議是不是比上次更有效。

會議的注意事項:1)提前公布會議的主題,讓大家有時間提前思考會議的主題;2)確定會議的時長,到時結束;未果的內容可以安排下一次會議決定,建立會議信任;3)廣開言路,允許不同的意見發聲,允許反對的聲音出現。否則開會干嘛?發個通知不就行了!?4)一分鐘游戲調節會議。會議如果比較長,這應該設置一些極端的游戲(不超過一分鐘),煩悶的時候用來活躍一下氣氛;5)學會幽默,不要把會議開成“追悼會”;幽默是有效會議的催化劑。沒有人喜歡沉悶的念經一樣的講話,但沒有人不喜歡幽默。

如果是例會,比如晨會,則應該實施“主持人輪換制”。因為例會定期召開,固定一個人主持,時間久了會失去新鮮感。輪換主持人,會有不同的色彩,不同的風格,不同的內容,讓例會保持一種新鮮感和期待感。

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