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會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)表

時(shí)間:2021-12-07

一般會(huì)議準(zhǔn)備工作包括如下內(nèi)容:
  (1)安排會(huì)議議題;
  (2)確定會(huì)議步驟(包括議程、程序和日程);
  (3)確定與會(huì)人員;
  (4)確定會(huì)議時(shí)間;
  (5)辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù);
  (6)簽發(fā)會(huì)議通知;
  (7)準(zhǔn)備會(huì)議文件和材料;
  (8)選擇和布置會(huì)場(chǎng);
  (9)排列座次;
  (10)妥善安排后勤服務(wù)事宜;
  (11)做好新聞發(fā)布工作;
  (12)進(jìn)行全面的會(huì)前檢查。
  案例1:
  西北某公司根據(jù)市里關(guān)于加快招商引資的指示,準(zhǔn)備召開(kāi)一個(gè)大型的招商引資洽談會(huì),你做為此次會(huì)議的主要籌備人員,將如何確定此次會(huì)議的主題和會(huì)議議程。
  (1)明確會(huì)議要研究解決的問(wèn)題、達(dá)到的目的;
  (2)要有切實(shí)的根據(jù)并要結(jié)合本單位的實(shí)際情況,有明確的目的;要以市領(lǐng)導(dǎo)的指示為依據(jù),根據(jù)本單位資金、人才、技術(shù)的實(shí)際情況,達(dá)到資源的優(yōu)化配置;
  (3)報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批;
  (4)確定會(huì)議議程要根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況,確定會(huì)議主持人。
  (5)根據(jù)會(huì)議的主題,確定發(fā)言人;
  (6)圍繞主題,確定討論題目和討論方式;
  (7)根據(jù)目的,寫好總結(jié)。
  案例2:
  某公司將舉行一次上千人的總結(jié)表彰大會(huì),會(huì)期半天,請(qǐng)問(wèn)該公司的秘書應(yīng)如何選擇合適的會(huì)址。
  (1)選擇大小適中適中的會(huì)場(chǎng),該次會(huì)議人數(shù)眾多,需選擇會(huì)談、禮堂或體育場(chǎng)館等場(chǎng)所;
  (2)選擇遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅?huì)場(chǎng),該次會(huì)議人數(shù)多、會(huì)期短,應(yīng)首先考慮交通是否便利;
  (3)選擇環(huán)境適合的會(huì)場(chǎng);
  (4)選擇設(shè)備齊全適用的會(huì)場(chǎng)。
  案例3:
  你所在的公司將與國(guó)外某企業(yè)舉行商務(wù)會(huì)談,總經(jīng)理安排你負(fù)責(zé)此次會(huì)談的準(zhǔn)備工作,請(qǐng)你考慮此次會(huì)談的性質(zhì)并對(duì)會(huì)談準(zhǔn)備計(jì)劃的內(nèi)容進(jìn)行模擬設(shè)置。
  (1)此會(huì)談屬事務(wù)性會(huì)談,涉及業(yè)務(wù)商談。
  (2)準(zhǔn)備計(jì)劃設(shè)置如下:
  ① 主動(dòng)通知會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn);
  ② 了解對(duì)方抵達(dá)方式,提出接送方式;
  ③ 準(zhǔn)備會(huì)談場(chǎng)所、物質(zhì)資料、信息資料;
  ④ 對(duì)客方的背景、習(xí)俗、禁忌、禮儀特征進(jìn)行了解;
  ⑤ 做好必要的文字資料工作準(zhǔn)備。

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