很多會展汗的組織者和參展商之間的約定，就是一張“參展通知書”而已。這是遠遠不夠的。會展合同應當是許多約定的綜合體，甚至是許多合同的綜合體。
下面是一個比較成功的中等規模的展覽會所列出的有關文件：
1、參展申請表
2、楣版和會刊回執
3、會刊和媒體廣告回執
4、酒店預訂回執
5、會議回執
6、進館展品清單及設備清單
7、商務旅游考察申請回執
8、水產行業招商引資洽談會申請回執
9、特殊展臺制作申請回執
10、參觀者邀請函
11、網上宣傳回執
12、物品租賃回執13、報價單14、廣告價格表
15、租賃物品報價書
16、展覽場地圖
17、其他展會注意事項
此外，會展組織者除提供必要的服務設施外，還應該對參展商負有其他的義務和責任。比如，在《關于對外經濟貿易展覽會期間加強商標管理工作的通知》中規定：展覽會期間發生的商標侵權行為，主辦單位應及時協助商標所有者予以制止，并將商標侵權行為、商標糾紛發生及處理情況，通知有關組團單位；對于不能認真履行或推卸商標管理責任，玩忽職守的主辦單位或組團單位，參展企業可隨時向對外經貿部門反映。