舉辦大型會議不像小型會議隨便做些準備那么簡單，大型會議的策劃任務一般都是交給專業的會議策劃公司來完成，那么他們策劃會議需要準備哪些東西呢？

一、準備器材

現在的會議模式越來越現代化，在很多方面已經不同于傳統的會議了。比如說在器材的準備上，傳統的會議策劃公司都需要準備名牌，用來表明參會者的身份，這種使用名牌的方式在一些會議中雖然還是經常用到，但是在那些比較高檔的會議室中，已經開始使用桌面智能終端，以替代了傳統會議模式中的名牌。除了名牌之外，還有桌椅和為參會人員準備的茶水等等。

二、簽到本和名冊的準備

要準備會議，首先就要了解參與會議大概有多少人，所以就要印刷與會人員的會議名冊。與會人員名冊是參與人員和會議主席快速了解人員信息的工具，互相熟悉。簽到本的準備是用來查驗人數，哪些人來了哪些人沒來做到心里有數。

三、視聽器材

現代化的會議一般需要用到各種智能化視聽器材，投影儀、錄像機等等，如果需要記錄下會議的全過程，還要準備攝像機和錄音機。有的會議還需要用到打印機，方便及時打印文件供大家閱覽使用。

四、各種資料

企業會議經常會用到各種資料，不過這也得看會議的主題是什么，如果是做業務匯報的，那么要將業務相關資料準備齊全。如果是做產品介紹的會議，還需要準備相關產品。

會議策劃公司需要綜合考慮到任何需要的器材設備和物品，比如很多人在開會時還需要用到黑板或者白板用來寫字，所以還要準備筆和黑板、白板這些工具。