企業或公司要召開新聞發布會，首先就要成立籌委會，組織相關的人員，確定組織、人員保障。在這個前提下，能更好的保證新聞發布會的成功。一個發布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯系，彼此交叉，必須統籌安排，多管齊下，同時進行，僅憑一己之力，殊難完成。組織、溝通和協調非常重要。  

從這個發布會來看，主要的工作可以分為幾大塊：活動策劃與資料準備、官員專家邀請與溝通、新聞媒體的邀請與溝通、經銷商的邀請與溝通、產品講解與展示、后勤與會務、現場布置等，建立組織應該按照事情而定。

建立組織的原則：  

一是“專業原則”，專業的人做專業的事，知人善任。比如，經銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關負責人、企業高層出面，不另設組。新聞界的溝通與資料的準備都是公關部門人員的專業特長，故新聞界的溝通也不另設組；  

二是“平衡原則”，因事設組，每個組的工作量相對平衡；  

三是“分工原則”，分工應該明確，職責分明，以防止互相推委的現象，另外，隸屬分工和橫向協作都要明確；  

四是“扁平原則”，一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結構，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精干、高效為要；  

五是“制度原則”，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機構，人員就應受規章制度的約束。  

以下是建立機構的一種辦法

一個發布會牽涉到各個部門，一般來說，公司高層及分管副總會在籌委會中擔任一定的職務。公司高層，甚至于最高領導人會有些講話和表態。在整個活動中，相關部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突，贏得各個部門的理解和支持很重要。  

籌辦新聞發布會，牽扯的精力和時間比較多，有條件的企業可以請專業的公關公司代理。