在進行活動策劃安排的時候，工作安排任務表就是信息指南，它能讓供應商明白你希望活動應該如何進行的，明確說明合同的具體內容，并采用列舉項目的方式將內容展現出來，涵蓋各方達成一致的操作成本以及如何以你所期望的、符合活動風格的方式安排活動的各個要素。工作安排任務表能夠確保一切安排由你決定，而不是你的供應商進行決策。如果由你的供應商來做決定的話，他們會選擇最利于他們但未必最有利于你的活動開展方式，活動策劃人員又該如何應對呢？
      例如酒店通常設有配備甜點和咖啡的休息室，茶杯和杯托通常是分開疊放的?；蛟S你希望茶杯和茶托能夠成套放在一起，并且擺放雅致，這樣客人一次就能拿到茶杯和茶托，而無須再跑兩趟。為了體現雅致的風格，還可以將糖、牛奶和奶昔盛放在銀質器皿里，而不是盛放在塑料袋或紙袋內，同時旁邊還放置一個垃圾桶，以便客人能夠把包裝紙扔進桶中，而不是在桌子上亂丟亂放。

此外還可以在每個茶托上放置湯匙而不是塑料攪拌棒。
      必須事先明確對這些服務的要求，而不是臨時隨便進行處理。如果你喜歡使用方糖、紅糖或是白糖，或若已經談妥在總成本中包括了要使用棒棒冰糖或者沾涂巧克力的湯匙，那么你可以在工作安排任務表中列出這些物品——其數量、成本、外觀、擺放方式，并具體說明在用餐或茶歇期間供應咖啡和茶飲的特定時間。對餐巾的處理也是如此?？梢允褂貌徒砑埫矗磕阆Ｍ绾螖[放餐巾紙？有沒有按照你的活動風格進行擺放了？在酒店編寫報價單和合同內容的時候，需提前通知他們這些信息，以便酒店能夠向活動策劃人員及時指出，所需要支付的勞務費、租金以及特殊花費等額外費用，所有這些細節都必須清楚地體現在工作安排任務表上，這樣酒店就可以安排工作人員進行相關布置。上述甜點和咖啡休息室的例子僅僅是整個活動中一個細微環節，如果將這個細微環節放大，比如說放大一百萬倍，活動策劃人員必須做好準備的原因也就不言而喻了。
      在這里成都成都年會策劃公司要提醒大家需要切記的事項是，和你談判合同條款的人未必是負責安排你活動的人，或者在你活動展開的時候此人已經不在該單位工作了。至關重要的一點是要將雙方一致同意的內容明確記錄下來，避免發生任何的意外情況。