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策劃是一種理性思維，以確保未來即將進行的活動有序，有條不紊地按預定的目標進行。它是策劃者為策劃目標進行決策謀劃、探索、設計多種備選方案的過程。決策者以策劃方案為基礎，進行選擇和決斷，從而保證決策的程序化和科學化。

進程制約作用是指會展策劃能安排并制約會展活動的進程。尤其是大的會展活動，所涉及的工作千頭萬結，在會展活動執行的進程中，必須嚴格按照策劃所提出的方案進行工作，這樣才能確保會展活動的順利進行。

策劃一般會對會展活動發展的長遠問題或本質問題，針對會展環境的未來變化發展，進行超前研究，預測發展趨勢，思考未來發展問題，以提高會展活動策劃主體適應未來和創造未來的主動性。效果控制作用是指會展策劃能預測、監督會展項目活動的效果。某一會展活動在執行過程中是否達到預期的效果，通過對照策劃案的相關要求就能夠清晰地看出。會展策劃一方面能對會展活動的最終完成效果進行控制，另一方面也可以對策劃案本身的可行性、合理性進行檢驗。

會展策劃者在進行計劃或規劃之前，運用科學的策劃運作程序對計劃進行構思和設計，為計劃生成提供智謀，使計劃切實可行，使預算投向可靠。規范運作作用是指會展策劃能使會展運作趨于科學、合理、規范。會展活動策劃就是會展企業根據收集和掌握的信息，對會展項目的立項、方案實施、品牌樹立和推廣、會展相關活動的開展、會展營銷及會展管理進行總體部署和具有前瞻性規劃的活動。會展策劃對會展活動的全過程進行全方位的設計并找出最佳解決方案，以實現企業開展會展活動的目標。
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