大型會(huì)議規(guī)劃方案預(yù)算方案是會(huì)議規(guī)劃的重要組成部分。如何做好會(huì)議預(yù)算？在這里，小編告訴大家，會(huì)議策劃主要由以下幾個(gè)部分組成。

運(yùn)輸成本可細(xì)分為：

（1） 從出發(fā)地到會(huì)議地點(diǎn)的交通費(fèi)用-包括航班、鐵路、公路、客船，以及從目的站、機(jī)場(chǎng)、碼頭到住宿地的交通費(fèi)用

（2） 會(huì)議期間的交通費(fèi)-主要是會(huì)議場(chǎng)所的交通費(fèi)，包括住宿地到俱樂(lè)部的交通費(fèi)、俱樂(lè)部到餐飲場(chǎng)所的交通費(fèi)、俱樂(lè)部到商務(wù)交流場(chǎng)所的交通費(fèi)、商務(wù)考察的交通費(fèi)以及其他參與者可能使用的預(yù)定交通工具。

（3） 歡迎和回程運(yùn)輸-包括航班、鐵路、公路、客船和到機(jī)場(chǎng)、車(chē)站和港口的住宿。

具體可分為：

（1） 是的。會(huì)議場(chǎng)地的租用——一般來(lái)說(shuō)，場(chǎng)地的租用已經(jīng)包括了一些常用的設(shè)施，如激光筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或黑板、油筆、粉筆等，但不包括一些非常規(guī)的設(shè)施——如投影設(shè)備、臨時(shí)裝飾等，展臺(tái)等，當(dāng)需要安裝非主席臺(tái)的發(fā)言線路時(shí)，可能需要另一個(gè)預(yù)算。

（3） 場(chǎng)地安排費(fèi)-如果不需要，這部分費(fèi)用通常包含在場(chǎng)地租賃費(fèi)中。如有特殊要求，可咨詢(xún)專(zhuān)業(yè)會(huì)議服務(wù)商。

（4） ，其他支持成本-這些支持通常包括活動(dòng)策劃和印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、交通和倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)和醫(yī)療、媒體、公共關(guān)系等。根據(jù)這些支持的臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議組織者單獨(dú)尋找這些行業(yè)支持，成本可能高于市場(chǎng)價(jià)格。如果由專(zhuān)業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得相對(duì)低廉的價(jià)格和專(zhuān)業(yè)的服務(wù)支持。

對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化要求，并另行簽訂服務(wù)協(xié)議。

住宿費(fèi)應(yīng)該很清楚——值得注意的是，住宿費(fèi)中有些是全價(jià)，有些還需要額外的政府稅收。對(duì)于會(huì)議，住宿可能是主要費(fèi)用之一。尋找專(zhuān)業(yè)的展覽服務(wù)商通常可以獲得更好的折扣。

正常的住宿費(fèi)不僅與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房間類(lèi)型等因素有關(guān)，還與客房?jī)?nèi)的開(kāi)放式服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)，如是否進(jìn)行長(zhǎng)途通訊、洗漱換洗、迷你吧飲品、一次性換衣、上網(wǎng)等，客房?jī)?nèi)水果供應(yīng)及其他服務(wù)是否開(kāi)放。會(huì)議組織者應(yīng)明確酒店應(yīng)關(guān)閉或開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目和范圍。

會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以是簡(jiǎn)單的，也可以是復(fù)雜的，這取決于會(huì)議策劃的議程需要和會(huì)議的目的。

早餐一般是自助餐，當(dāng)然也可以圍桌吃飯，費(fèi)用是按人數(shù)計(jì)算的（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性和原材料的準(zhǔn)備，估計(jì)吃飯人數(shù)與實(shí)際吃飯人數(shù)不應(yīng)相差15%，或者餐廳有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而是按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）

中餐和午餐基本上屬于晚餐，可以采取數(shù)字預(yù)算-自助餐、按桌預(yù)算-圓桌的形式。如果主人希望飲料由自己購(gòu)買(mǎi)而不是由餐廳提供，餐廳可能會(huì)收取一定的服務(wù)費(fèi)。

一般來(lái)說(shuō)，如果在一家高星級(jí)酒店的餐廳用餐，餐廳拒絕讓主人帶飲料出來(lái)消費(fèi)。如果餐館能把飲料拿出來(lái)消費(fèi)，通常需要收取服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，一般在基本消費(fèi)水平上加收15%的服務(wù)費(fèi)。

這筆費(fèi)用基本上是按人數(shù)編列預(yù)算的，預(yù)算中可以提出不同時(shí)期茶歇的飲食搭配。主辦方告知茶歇的價(jià)格通常包括服務(wù)人員的費(fèi)用。如果組織者需要非程序***，則可能需要額外的預(yù)算。一般來(lái)說(shuō)，茶歇的類(lèi)型可以分為西式和中式。西式主要有咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心和水果，中式主要有開(kāi)水、綠茶或花茶、果茶、水果、咖啡、水果和點(diǎn)心。

事實(shí)上，一個(gè)政黨的預(yù)算可能比一個(gè)政黨的復(fù)雜。只要制定好膳食標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)模，預(yù)算就容易計(jì)算。不過(guò)，招待會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算旨在支持場(chǎng)地和項(xiàng)目，可能需要很長(zhǎng)時(shí)間才能確認(rèn)。

視聽(tīng)設(shè)備的成本通常可以忽略不計(jì)，除非是在室外進(jìn)行。如果為了公關(guān)效果必須在戶(hù)外進(jìn)行，那么視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

（2） 設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員的支持費(fèi)用可委托給展覽服務(wù)商

（3） 音源-主要用于背景音樂(lè)和娛樂(lè)音樂(lè)。主辦單位可以攜帶或者委托代理人

通常，程序可以根據(jù)會(huì)話數(shù)進(jìn)行選擇和計(jì)算。預(yù)算金額通常與項(xiàng)目規(guī)劃和執(zhí)行的難度以及參與人數(shù)呈正相關(guān)。如果在合適的地方有固定的演出，預(yù)算很簡(jiǎn)單，而且與觀看演出的人數(shù)呈正相關(guān)——除了特別或私人演出。

雜費(fèi)，是指展覽過(guò)程中的一些臨時(shí)安排所發(fā)生的費(fèi)用，包括印刷、臨時(shí)運(yùn)輸和裝卸、紀(jì)念品、模型和禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真和其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯和導(dǎo)游、臨時(shí)商務(wù)車(chē)輛、交易所等。