會議活動策劃文件是對會議活動進行策劃、討論和審議的文件。活動策劃公司經(jīng)理曾提到，這是一份非正式文件，有的是會議策劃的討論和審議，有的是在會議活動策劃過程中形成的，有的是為了保證會議活動的順利策劃而制定的。

編制會議活動規(guī)劃文件是會議活動順利規(guī)劃的重要前提。會議活動策劃文件的質(zhì)量，特別是會議活動策劃文件的質(zhì)量，直接影響到會議活動的策劃質(zhì)量。

成都活動策劃公司經(jīng)理曾提到，根據(jù)文件的性質(zhì)和作用，會議活動策劃文件大致可分為以下幾類：

主要文件。會議活動策劃的主要文件是會議活動策劃的主要文件，包括會議報告、領導講話、溝通綱要、法律草案、計劃草案、決議草案、開幕詞、閉幕詞等。

動議文件。擬提交會議活動策劃和審議的文件，包括提案、提案說明等。

信息工具。記錄和反映會議活動規(guī)劃概況和過程的文件，包括會議活動規(guī)劃記錄、會議活動規(guī)劃簡報等。

決議文書。會議的策劃和決策結(jié)果的反映主要包括策劃紀要、決議、決定、公告、公告、通知等。

商業(yè)文件。會議活動策劃服務文件主要包括會議活動策劃通知、會議活動策劃細則、代表須知、日程安排、代表名單、選舉辦法、生活管理制度等。

會議活動的規(guī)劃文件大多是在會議活動規(guī)劃之前形成的。籌備工作與其他會前籌備工作同時進行。這些文件是由會議活動的規(guī)劃和籌備組織編寫的。成都活動策劃公司經(jīng)理曾提到，會議活動策劃過程中形成的文件由會議活動結(jié)構(gòu)策劃秘書負責編制。

一般而言，會前準備的文件如下：

大會活動策劃文件由大會活動策劃籌備機構(gòu)和秘書部負責。

職能業(yè)務部負責本部門業(yè)務工作相關的專業(yè)文件和文件。

演講稿和各種交流材料由演講單位或個人準備。

成都活動策劃公司經(jīng)理曾提到，會議策劃文件的編制可分為以下幾個步驟：

會議活動策劃文件的編寫是一項非常認真細致的工作。包括資料、數(shù)據(jù)和典型資料的收集整理、文件的起草和修改等。成都市活動策劃公司經(jīng)理曾提到，會議活動策劃的各種文件，特別是會議的策劃報告、提案、決議、策劃紀律等活動等。

會議活動策劃文件的審核是保證文件質(zhì)量和合法性的重要環(huán)節(jié)。

會議活動策劃文件由領導審批；成都市活動策劃公司經(jīng)理提到其他會議活動策劃文件由會議活動策劃秘書長或秘書部負責人審批；涉及職能部門部分業(yè)務內(nèi)容的，由相關部門負責人審核。

審計的重點是：

·是否廣泛查閱和修改了全部重要文件

·涉及不同地區(qū)、不同部門的文件是否事先討論過

·文件格式是否統(tǒng)一

會議活動策劃前，認真打印演講稿、會議活動策劃時間表、會場指示圖、酒店內(nèi)部示意圖，并將相關文件及所附城市交通圖裝訂成冊，注意攜帶、查閱方便，不缺頁。成都活動策劃公司經(jīng)理曾提到，這些文件的打印應以參加人數(shù)為準，并注意留有足夠的復印件供參加人員使用，以防文件丟失。印制的文件按參加單位、部門、層次分類發(fā)放。

文件印刷應及時、統(tǒng)一、美觀。”“及時”是時間的要求。隨著會議活動規(guī)劃進程的推進，應提前準備相關文件，留有足夠的時間檢查和打印。”“統(tǒng)一”是格式的要求。成都活動策劃公司經(jīng)理曾提到，會議策劃文件應采用標準紙張打印，統(tǒng)一標識，統(tǒng)一字體大小。”“美”是布局的要求。布局設計既要符合會議活動的規(guī)劃性質(zhì)，又要美觀大方。

會議活動策劃文件的發(fā)放要及時、準確、循序漸進。”“準時”是指根據(jù)會議活動的策劃過程，及時將相關文件分發(fā)到位。成都活動策劃公司經(jīng)理曾提到，一般情況下，文件都是提前下發(fā)的，預付的金額可以由秘書部確定。如果文件是當場印發(fā)的，與會者將當場發(fā)言，不會有成熟的意見。”“準確”是指文件的分發(fā)要準確，要分發(fā)的文件和發(fā)送給誰的文件要準確無誤“循序漸進”是指按照會議活動的規(guī)劃流程安排，有序發(fā)布，而不是一次性發(fā)布。要盡量避免多份文件一起分發(fā)，不利于與會人員按照會議的計劃流程閱讀文件。

因此，你也應該知道應該為會議活動的規(guī)劃準備哪些文件，并希望你能繼續(xù)關注我們。