初步規劃：首先，你的活動目的是什么？策劃和實施接待、住宿、例會、晚餐、演出等500多個環節的活動。下一屆年會的總預算從50W開始，大部分是場館的住宿、例會、餐飲；

預算：你想達到什么樣的效果？這和你的預算有很大關系。有很多預算和風格可以扔。作為甲方，您需要先與公司負責人聯系，再與酒店、會議策劃公司聯系，提出細化活動大概規模的建議，并將三方結合起來估算大概預算，提交審批；

制定具體的工作責任表和時間表，并預留足夠的準備時間。建議大型會議提前30天準備，為活動的視覺設計預留足夠的時間，并通知會議策劃公司將現場材料布置及表演部分外包；

必須有書面的實施計劃、總經理、負責人和定期會議報告進展情況。

參考本市多家同檔次酒店，逐一進行實地調查。建議參考交通便利、遠離市區的高端酒店。再者，還是盡量在里面吃住為好。酒店落戶后，帶會議策劃公司對場地進行測量，與公司行政部確定參會人員名單，并將設計邀請函提交會議策劃公司并發出。

這兩個可以移交給專業會議策劃公司和公司采購。

排練會應提前一、兩天以上召開，確保問題隨時得到解決。事實上，根據我個人的經驗，只要前期的規劃方案做得足夠詳細，中間的實施環節不耽誤，基本上沒有大問題。

分享幾個磁帶丟失設備的故事：

音頻設備已卸下并準備掛起。發現電動葫蘆控制器未配置。暫時從照明組借用控制器來懸掛揚聲器。結果發現，電動葫蘆無鏈條袋，葫蘆鏈條無存放袋！

樂隊表演試聽時，我帶了十幾個麥克風，但其中四五個沒有麥克風夾；我設法把它們放在一起，但我發現麥克風夾和小麥框架螺絲的規格不匹配，我仍然需要添加轉換螺絲！不過，樂隊來了，先用通用電氣膠水把他們綁起來！

系統已經安裝調試完畢，準備排練。結果發現，沒有電池，無線麥克風就不能打開。就等著演員和導演等著，再找附近的銷售部去買電池吧！因此，城鄉結合部第三銷售部購買的電池是假的，無線話筒不到半小時就會斷電！