選擇在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間集會(huì)，安排時(shí)長(zhǎng)合適的會(huì)議時(shí)間，不僅可以體現(xiàn)出組織者的會(huì)議意圖，同時(shí)更能夠提高整個(gè)會(huì)議的效率。因此會(huì)義召開時(shí)間的選擇、開會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短是會(huì)議策劃人員必須考慮的重要因素，需經(jīng)過會(huì)議多部門、多方面商量、協(xié)調(diào)后方能確定。一般確定會(huì)議召開時(shí)間要考慮以下要素。
（1）是否適合會(huì)議組織人員完成全部準(zhǔn)備工作。因會(huì)議的組織者是整個(gè)會(huì)議的關(guān)鍵人物，因此在確定會(huì)議時(shí)間時(shí)，必須保證會(huì)議的組織者有充分的時(shí)間做好開會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

（2）是否方便與會(huì)人員（尤其是會(huì)議的核心人物）參加出席。每次會(huì)議的召開都有其要求必須到會(huì)的核心人物，才能使會(huì)議的目標(biāo)最終得以順利實(shí)現(xiàn)。如果該出席的領(lǐng)導(dǎo)不能前來出席，該參與的會(huì)員又因這因那而缺三拉四不到會(huì)，那這樣的會(huì)議恐怕只有改期再開了！否則人數(shù)不足，開了也只能達(dá)成一些無效的共識(shí)和決議。因此會(huì)議召開時(shí)間需要盡量和與會(huì)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，以確保更多的人能來參加。
（3）會(huì)議召開期間的自然因素。比如在一些在公共場(chǎng)所舉辦的露天活動(dòng)和集會(huì)，就要充分考慮到當(dāng)?shù)丶竟?jié)氣候的變化和具體當(dāng)天的天氣變化等因素。組織者應(yīng)盡量避免在氣候多變的季節(jié)和地區(qū)集會(huì)，因?yàn)檫@不僅增加了組織會(huì)議的難度，同時(shí)也會(huì)影響與會(huì)者的出席和參加會(huì)議的情緒。
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