組織一項活動，需要計劃組之間的協作配合，組織者和參與者之間的溝通，會前的精心準備，會議期間的密切配合，會后的精心復會。所有這些工作都可以通過簡單易用的高效工具來實現。

活動團隊可以使用團隊協作工具來協調整個活動。很多這樣的工具，比如企業微信、釘子戶、合作伙伴協作等，都可以免費使用；當然，也有一些付費的工具，比如團隊商務、工作瓷磚等，但是對于一般的活動準備，免費的工具就足夠了。

我們可以把整個活動看作一個項目來操作，所以我們可以通過在企業的微版本合作伙伴中設置項目來安排工作任務。該工具允許多達15人的團隊免費使用它，添加活動項目團隊的所有成員，然后為他們安排任務。

合作伙伴項目和任務管理可以使用任務看板來動態反映任務進度，并通過改變任務分組來反映整個項目進度。另外，使用合作伙伴的好處是，每項任務都可以有一個具體的負責人來安排，每項任務都可以分為若干個子任務，這樣每個任務成員都可以自己負責，防止職責不清、編人數。

這時，可能需要用到一些思維導圖工具，比如比較常見的XMIND，當然也有很多免費工具，比如百度腦圖，它可以直接作為網頁版本使用，功能齊全，界面美觀，內容操作方便，直接云存儲，也比較方便。

這一階段基本上是使用傳統的辦公軟件，最常用的是三劍客：word、Excel、PPT，使用哪一個和如何使用，這里就不贅述了。不過，我想強調的是，無論是office還是WPS，最好不要使用舊版本，比如office2003和更早的版本，最好是付費使用，至少要獲得激活授權，否則使用在線破解版，或者免費版，到處都是輕活動策劃，重電腦中毒，這不值得失去。

不管是海報還是復制品，都需要精心設計。如果有設計師，Adobe應該直接使用什么。如果沒有，你必須自己來。如果你對自己的設計技巧有信心，你可以繼續放手。如果不確定，可以使用現有的材質庫進行必要的修改。優點是門檻低，站在巨人的肩膀上，結果不會差很多。還有版權問題，不管是圖片還是字體。為了避免麻煩，盡量選擇原版或免費版本，或者有錢直接購買所需資源，避免不必要的法律糾紛。

以下是一些參考資料：

一般來說，現在組織活動最常用的工具是微信群。通知、登記、報到、統計、投票、意見征集等均通過微信群實現。但由于微信本身功能簡單，很難實現這些功能，運營經驗也很差。對于組織者來說，繁重的統計工作是一場噩夢。

因此，有必要選擇合適的小程序來解決這個問題，“龍經理”是個不錯的選擇（在微信上搜索“龍經理”小程序）。這個小程序可以使通知、活動登記、信息收集和填寫表格更加有章可循，方便快捷。程序自動統計參與者填寫的數據。連接順序一目了然。登記信息填寫表的數據自動匯總，甚至可以一鍵導出到excel表格。

同樣重要的是，這個應用程序是完全免費的。

活動結束后，您可以根據潔龍管家的統計信息和參與者的實際情況，分析活動的效果。例如，實際參與人數和申請人數、活動轉化率（如達成購買意向或產生實際交易）、參與決策人數、征求意見表決、反饋意見和建議后，達到或超過預期目標

此外，活動組織的每個環節都可以通過合作伙伴的項目管理進行分析，比如哪些任務是過期的，哪些任務是提前完成的，哪些任務是快速完成的，但是根據每個人的任務完成情況質量不高，找出其中的亮點和不足之處，為今后的活動提供經驗教訓。