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會議活動策劃:如何做好會前籌備?【成都】

時間:2020-06-22
會議活動策劃的工作中如何做好會前的籌備?
(一)會議總體方案制訂
會議活動策劃方案一般由以下內容組成:會議名稱、背景(導入)、宗旨(指導思想)、議題(主題與專題)、議程(時間、地點、流程),組織機構(舉辦單位、大體分工),與會人員(規模、代表構成),經費預算(支出項目、來源)、宣傳安排(會前、會中、會后),會場布置、會議成果運用、會務進度安排、其他事項說明(主講嘉賓簡介、特邀領導介紹、會議場地要求等)。
(二)會務公司的選擇與人員配備
會議一般設會務領導小組,領導小組成員由會議舉辦單位領導掛名,便于進行動員、組織、協調和監督。下設若干會務工作小組,各工作小組的設置及分工根據會議的規模大小、規格高低、時間長短及內容安排來確定。通常500人以上的會議,可設秘書、聯絡、宣傳、保衛、內務、外勤、后勤服務等工作小組,每小組配備工作人員4-7名(工作人員的總數,一般可比照會議參會代表人數,并兼顧工作效率,按4%~7%的比例配置);200 ~500人的會議,可設秘書(材料、宣傳),內務(報到、后勤服務),外勤(聯絡、接待、保衛)等工作小組,每小組配備工作人員3~9名(工作人員可按參會代表總數5%~8%的比例配置,代表人數遞增,工作人員的配備比例遞減);50 ~200人的會議,可設秘書、會務兩個工作小組,每小組配備工作人員2-8名(工作人員總數可按參會代表人數6%~9%的比例配置,代表人數遞減,工作人員的配備比例遞增)。各工作小組的工作量相對飽和,組與組之間分工明晰、權責匹配、信息對稱、運轉同步、相互補位、無縫銜接。

(三)會務工作進度安排
為了有條不紊地推進工作,必須編制進度安排表,對所有會務工作進行規劃、統籌、部署,也便于領導掌握、控制和監督。
(1)會議前的3-4個月內(國際會議為會前的7~10個月內),制訂會議方案并報有關部門和領導審批。
(2)會議前的2-3個月內(國際會議為會前的6~9個月內),初定會議時間及地點,并發出征集會議發言、交流材料(或論文)的函。
(3)會議前的1個半月~2個月內(國際會議為會前的4-6個月內),邀請、聯系、明確出席會議的主講嘉賓
(4)會議前的1個半月~2個月內(國際會議為會前的4-6個月內),確定會議主辦、承辦、協辦或支持單位,并按勤儉辦會的原則落實經費來源。
(5)會議前的1個半月~2個月內(國際會議為會前的4-6個月內),成立會議領導小組與各會務工作小組,并酌情召開新聞發布會(會議預告)及會議籌備工作動員會
(6)會議前的1個月~1個半月內(國際會議為會前的3 ~5個月內),確定好會議活動的日期,并向有關領導發出出席會議的邀請函(請示)
(7)會議前的20日~1個月內(國際會議為會前的1-2個月內),確定好會議活動的相關議程,并正式向有關單位和個人發出會議通知
(8)會議前的10~15日內(國際會議為會前的15日~1個月內),落實出席會議的領導、嘉賓及新聞媒體記者,并制訂相應的接待方案及應急預案
(9)會議前的4~7日內,匯編會議資料(可將發言稿、講義、論文集或參考材料等,刻錄成光盤),制作會議手冊(可另行制作記者采訪手冊),基本完成會議報到各項準備工作。
(10)會議前的1日內(國際會議為會前的1-2日內),接受與會代表報到,并對會前所有工作查漏補缺。
(11)會議期間,會議領導小組與會務各工作小組各就各位,做好服務
(12)會議后5~8日內,對會議進行總結(會議成果總結、會務工作總結),并形成會議總結材料,上報有關部門及領導。

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