1、確定舉行記者招待會的必要性

根據記者招待會的特點，在記者招待會舉行前必須對所發布的消息是否重要，是否具有廣泛傳播的新聞價值，以及新聞發布的緊迫性和最佳時機等問題進行研究和分析。確認召開記者招待會的必要性和可能性后，才可決定舉行記者招待會。對企業而言，常常是具備最大價值的事件發生之際。如出現緊急事件如廠房起火或爆炸等嚴重事故；對社會產生重大影響的新技術、新產品的開發和投產；企業對社會所做的重大益事；企業開張或倒閉；企業兼并或轉產；企業重大慶賀日或紀念日等。

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2、確定招待會舉行的時間

要選擇好記者招待會的時機，盡盤避開節假日和有重大社會活動的日子，以免記者不能參加招待會。

3、選擇記者招待會的地點

在招待會地點的選擇上主要考慮的是要給記者創造各種方便采訪的條件。如錄像、拍攝的輔助燈光，視聽輔助工具，幻燈、電影的播放設備等。還要考慮交通是否方便；會議地點環境要求安靜不受干擾；會場所用的桌椅要盡里適合于記者記錄用。

4、擇定邀請記者的范圍

邀請的記者覆蓋面要廣，各方新聞機構都應照顧到，不僅要有報刊雜志記者，還要有電臺、電視臺的記者;不僅要有文字記者，還要有攝影記者。特別注意對記者要做到一視同仁，不能厚此薄彼。發遨請信時，認識的記者可以發給本人，不認識的可發到新聞機構。遨請信發出后，臨近招待會舉行時還應用電話聯系，落實記者出席情況。

5、選定記者招待會的主持人和發言人

由于記者的職業要求和習慣，他們大都提出一些尖銳深刻，甚至棘手的問題，這就對主持人和發言人提出了很高的要求。主持人和發言人必須對問題比較敏感，思維敏捷，反應快，有較高的文化修養和專業水平，口齒也得伶俐，否則難以勝任。會議的主持人一般應由有較高專業技巧的人，如公共關系人員擔任。會議發言人則應是企業的高級領導，因為企業領導清楚地掌握企業整體情況及方針、政策和計劃等問題，且企業高級領導回答問題時也具有權威性。若企業領導尚不能勝任，需要在會前進行必要訓練，以達到在記者招待會上應付自如的能力。

6、準備發言和報道提綱

首先要確定記者招待會的主題，要組織熟悉情況的人成立專門的起草小組。全面收集有關資料、情報。寫出準確、生動的發言稿供發言人參考。還可寫出報道提綱，在會上發給記者做為采訪報道的參考。要特別注意會前應將會議主題、發言稿和報道提綱的內容在企業內部通報一下，統一口徑，防止會上口徑不一，在記者中引起猜疑和混亂。

7、準備宣傳輔助資料

宣傳輔助資料要圍繞主題準備，盡量做到全面、詳細、具體和形象。形式應多樣，要有口頭的、文字的、實物的、照片和模型等。這些材料的準備要根據會議主題和內容的具體要求而定，在會議舉行時現場擺放或分發。以增強發言人的講話效果。

8、組織記者參觀的準備

記者招待會前后，可以配合招待會主題組織記者進行參觀活動。給記者創造實地采訪、攝影、錄相等機會，增加記者對會議主題的感性認識。應該在記者招待會前安排好將要參觀的地方，并派專人接待，介紹情況。

9、小型宴會的安排

如果認為必要，且財力和時間允許，可以在招待會或參觀活動后，邀請記者參加午餐或晚餐。這是一種相互溝通的機會，可以利用這種場合融洽與新聞界的關系，同時還可以在這種輕松愉快的氣氛中，使記者在招待會上沒有解決的問題。得到更為滿意的解答。

10、制作記者招待會費用預算

應根據所舉行記者招待會的規格和規模做出可行的經費預算。招待會的費用項目一般有:場租、會場布置、印劇品、茶點、禮品、文具、音響器材、郵費、電話費、交通費等。