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會務組的工作流程及方案是什么?

時間:2021-12-23

一、會議時間

二、會議地址

三、會場布置:1、主席臺:人數、水牌、麥克風2、會標3、會場標語4、參會座位數5、鮮花擺放

四、會議通知:書面通知要注明注意事項。

五、會議服務

1、主席臺倒水人員

2、音響準備

3、會議奏樂準備

六、會議報道

1、新聞媒體記者邀請、會場簽到及紀念品

2、會議領導講話錄音

3、會議新聞稿撰寫

在會議完畢之后,我們應該注意以下細節,才能夠體現出良好的商務禮儀。

主要包括:

1.會談要形成文字結果,哪怕沒有文字結果,也要形成階段性的決議,落實到紙面上,還應該有專人負責相關事物的跟進。

2.贈送公司的紀念品。

3.參觀,如參觀公司,或廠房等。

4.如果必要,合影留念。

有始有終,才是一個負責任的會議組織者。

會務服務流程注意事項

會務工作千頭萬緒、環節眾多,稍有不慎就可能發生疏漏和失誤。在工作中摸索出會務工作流程,可使繁雜的會務工作簡潔、明了、高效。一、謀劃會前準備會前準備是做好會務工作的基礎和前提,應精細地統籌好會議的整個進程和每一個環節,對可能發生的問題超前謀劃。(一)制訂方案會議方案是組織會議的總安排,主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、主要議程、會務工作任務及職責分工等內容。會議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強,并須報經相關領導審定。會議方案確定后,主辦部門要召集各有關部門召開會務工作協調會,協調各部門按照方案要求落實各自職責。(二)明確任務在會議籌備階段,主要有以下任務:1.起草會議通知。會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內容、報到時間和地點、參會單位、報名要求、聯系人姓名和電話等。會議通知要求表達準確、條理清楚、言簡意賅,尤其是時間、地點要明確,時間一般要注明年月日,不能用“明天”“后天”等容易產生混淆的詞匯:會議地點要準確到具體樓層、門牌號,如:××辦公樓六樓第三會議室。2.下發會議通知。會議通知有電話、短(微)信、書面及內網郵件等多種方式,可視情況選用一種或同時使用多種。下發通知一定要注意:一是保密,涉密會議不能通過短信、微信發布。二是負責,必須確保會議通知及時送達參會者。對于書面通知,要制作簽收登記表,對每一份通知的發出都要簽字確認。通過電子郵件發送,要采取保留回執發送方式。采用短信、微信方式發送,應要求接收者及時回復。3.落實參會人員。統計匯總會議請假人員名單,必要時對請假情況進行核實。對參會人員名單要仔細核對,確保沒有出入,并打印紙質請假人員名單及時向參會領導或會議主持人報告。4.協調出席領導。根據會議要求,以當面報告、電話、短信、微信等多種方式,提請領導出席會議。著重向領導提醒會議時間、地點、主要參加(部門)人員及議程等。在會前約1小時再以適當方式提醒領導會議時間。5.預訂會議室。會議時間確定之后,要立即與后勤、物業等會議室管理服務部門聯系,預訂會議室,并請物業服務人員協助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作。若有外單位人員參加,要提前制作好引導牌。6.編印會議須知。對于全省業務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知,須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔。主要內容包括:會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯系方式、注意事項等。7.制作會議證件。根據會議需要制作代表證、出(列)席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結合會議主題和內容,遵循美觀大方、經濟適用原則,要易于識別、方便管理、利于安全。8.會場布置。主要指主席臺及附屬設施的布置。總體要求是規范和諧、莊重大方,并與會議主題和內容相一致。一是合理布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心,集中體現了整個會議的格調和氛圍,是會場布置的重點。要綜合考慮會議性質、臺上就座人數、方便領導出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設施調試。主要有音響、燈光、投影設備。根據會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放,逐一提前試音,確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次,最好進行備份,確保萬無一失。檢查會場內照明燈具有無損壞,如有損壞,需要提前修理更換;要提前準備好攝像、話筒電源。有投影演示時要提前預演一次,并視需要及時調節燈光。

1/3 會前服務 1、與會議主辦方洽談會議初步方案。 2、我山莊為會議主辦方提供會議報價: (1)前往召開會議城市所需要的飛機票價、火車車票的交通信息。 (2)會議住宿酒店客房價格、會議場所信息。 (3)機場、火車站接站安排。 (4)酒店歡迎橫幅、指引牌、簽到臺、水牌安排方案。 (5)會議流程方案。 (6)會后旅游行程安排。 3、與主辦方確定方案,簽訂合同,預付定金。 4、會議代表、嘉賓胸牌、代表證的制作。 5、會議展板、展架、橫幅的制作。 6、會議各種用品的運輸、托運工作。2/3會中服務 1:會務組:會務組工作人員的工作安排和分工要求。 2:機場接站:專人負責機場,車站的接站服務。 3:酒店接待:會議室歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等的擺放。 4:酒店簽到:客人簽到,發放房間鑰匙、會議材料、飯卡、胸牌、禮品、登記返程機票、火車票、會后旅游登記、收取會議費等。 5:會議住宿:客人入住房間后的確認,詢問是否有特殊要求。 6:會議場所:檢查會議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。 7:會前準備:準備好會議所需要的會議資料,會議用品。 8:會議餐飲:用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認 9:會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。 10:會議留影:會議代表合影留念及攝像服務。 會中旅游 旅游行程、住宿、用車、用餐、導游、保險的服務。3/3會后服務 1:結帳:提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明,專人與客戶進行核對并結帳 2:資料:會議后的資料收集,根據客戶要求制作會議通訊錄、花名冊和會議攝像資料的制作。注意事項會議服務工作是一個系統工程,需要主辦方、會議服務公司、嘉賓主動配合與協調,才能達到良好的會員舉辦效果。

客戶服務中心:136 0806 8886【加微信請注明來意】

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