??1．制定會(huì)議計(jì)劃

1) 確定會(huì)議主題或議題

會(huì)議主題是會(huì)議要討論的主要問(wèn)題和要議定的事項(xiàng)，它決定著會(huì)議的性質(zhì)和方向，是

會(huì)議目標(biāo)的體現(xiàn)。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化，是由領(lǐng)導(dǎo)決定的。確定主題的主要方法：一是要有確實(shí)的依據(jù)，二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際，三是要有明確的目的。
??提出議題有兩種情況：一是由領(lǐng)導(dǎo)提出；二是領(lǐng)導(dǎo)提出會(huì)議的目標(biāo)和要求，由秘書(shū)部門(mén)向所屬單位征求意見(jiàn)，經(jīng)篩選整理后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議的議題無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)提出的，還是秘書(shū)部門(mén)征求意見(jiàn)整理的，都應(yīng)建立在調(diào)查研究、實(shí)事求是的基礎(chǔ)上，盡量避免主觀性和片面性，使其科學(xué)合理，具有較強(qiáng)的針對(duì)性。
??

2) 確定會(huì)名、規(guī)模、規(guī)格人員名單

(1) 確定會(huì)議名稱(chēng)。會(huì)議名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定，即要名副其實(shí)。會(huì)議的名稱(chēng)一般由以下幾個(gè)部分組成：會(huì)議主辦單位的名稱(chēng)、會(huì)議的主題、會(huì)議的類(lèi)型。

(2) 確定會(huì)議的規(guī)模和規(guī)格。會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或議題。
??內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)本著精簡(jiǎn)效能的原則來(lái)確定會(huì)議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問(wèn)題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。

(3) 提出參加會(huì)議的范圍或人員名單。在確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上，提出參加會(huì)議的范圍或人員名單。
??這就是說(shuō)，多大規(guī)模、何種規(guī)格檔次的會(huì)議應(yīng)當(dāng)由何種層級(jí)或何種身份的人參加，這里所說(shuō)的層級(jí)，一般是指參加會(huì)議人員的級(jí)別、地位；這里所說(shuō)的身份，卻并不完全在于某人職位級(jí)別的高低，而是在于會(huì)議的需要。

3) 擬訂會(huì)議的時(shí)間與會(huì)期

(1) 提出會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間。
??召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間應(yīng)當(dāng)在會(huì)議議題確定下來(lái)之后，原則上應(yīng)盡量趕早不趕晚。但也要注意以下幾點(diǎn)。

① 要根據(jù)會(huì)議的主持人或主辦會(huì)議單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人及被邀請(qǐng)的主要領(lǐng)導(dǎo)人或貴賓是否能夠出席會(huì)議來(lái)確定時(shí)間。

② 主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、旅行的當(dāng)天或返回的當(dāng)天最好不召開(kāi)會(huì)議，緊急會(huì)議除外。
??

③ 會(huì)見(jiàn)會(huì)談性會(huì)議應(yīng)當(dāng)事先同主、賓雙方商議之后，再確定會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間。

(2) 確定會(huì)期。會(huì)期是指召開(kāi)會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短。確定會(huì)期應(yīng)當(dāng)與會(huì)議的內(nèi)容緊密聯(lián)系。即內(nèi)容多，議題復(fù)雜，需要與會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)的會(huì)議，會(huì)期可長(zhǎng)一些，反之可短些。確定會(huì)期也應(yīng)當(dāng)遵循精簡(jiǎn)效能的原則，盡量開(kāi)短會(huì)。
??為此，可以采取限定發(fā)言時(shí)間的做法，以提高會(huì)議的效率。

4) 擬定會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)的重要性更是不容置疑的。會(huì)議地點(diǎn)的物質(zhì)條件——設(shè)施、環(huán)境和工作人員對(duì)會(huì)議的成功舉辦起著關(guān)鍵的作用。一般情況下，會(huì)議組織者和策劃委員會(huì)將直接參與會(huì)議的選址工作，不過(guò)，還有很多時(shí)候，會(huì)議地點(diǎn)的選擇是由其他人來(lái)完成的。
??

選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)考慮如下因素。

(1) 與會(huì)者與會(huì)場(chǎng)的距離。

(2) 與會(huì)者下榻酒店與會(huì)場(chǎng)間的距離。

5) 擬訂會(huì)議的議程與日程安排

(1) 會(huì)議議程的擬訂。擬訂會(huì)議議程應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明概略，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。代表會(huì)議的議程還要經(jīng)代表大會(huì)的預(yù)備會(huì)議或主席團(tuán)會(huì)議通過(guò)之后才能正式生效。
??

一般議程的順序是：宣布議程；說(shuō)明人員缺席情況；宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的備忘錄；財(cái)務(wù)主管報(bào)告；其他報(bào)告；新的議題；有關(guān)人事任免；提名并選舉新的負(fù)責(zé)人；通知有關(guān)事項(xiàng)；宣布休會(huì)。

(2) 會(huì)議日程的安排。會(huì)議日程是指會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安排。會(huì)議日程多采用表格式，將會(huì)議議程分別固定在會(huì)議期間每天的上午、下午、晚上3個(gè)單元里，使與會(huì)者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會(huì)議的活動(dòng)。
??因此，擬訂會(huì)議日程要明確具體，并準(zhǔn)確無(wú)誤。日程安排大體包括時(shí)間(可具體到×小時(shí)×分鐘)、內(nèi)容、地點(diǎn)。

6) 準(zhǔn)備會(huì)議文件

會(huì)議文件的準(zhǔn)備工作主要是起草和印發(fā)。起草的文件主要有開(kāi)幕詞、講話(huà)稿、工作報(bào)告、決議草案。起草的原則有的是秘書(shū)人員負(fù)責(zé)起草，有的是由秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草，有的是由秘書(shū)配合業(yè)務(wù)部門(mén)起草。
??承擔(dān)文件起草的秘書(shū)應(yīng)了解會(huì)議宗旨和會(huì)議的全面情況，緊緊圍繞會(huì)議中心，力爭(zhēng)較好地完成任務(wù)。文件的印制、分發(fā)應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證質(zhì)量，不出差錯(cuò)。

7) 落實(shí)后勤工作

會(huì)務(wù)后勤服務(wù)是會(huì)務(wù)工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，特別是一些內(nèi)容重要、參加人數(shù)較多的會(huì)議，如后勤工作做得不好，將會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)議的效果。
??

準(zhǔn)備階段的后勤服務(wù)應(yīng)做好以下工作。

(1) 會(huì)議經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目預(yù)算。主要包括會(huì)場(chǎng)租金、場(chǎng)地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補(bǔ)貼、交通、娛樂(lè)費(fèi)用等。在預(yù)算時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持節(jié)約原則，精打細(xì)算，減少開(kāi)支，嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，不任意提高開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)。

(2) 落實(shí)食宿，安排交通，做好衛(wèi)生保健工作。
??

(3) 制作會(huì)議證件。會(huì)議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證、記者證等。這些證件都應(yīng)事先印制好，以便及時(shí)發(fā)給與會(huì)者和工作人員。

(4) 制定會(huì)議的值班工作與保密工作方案。

2．一般總結(jié)會(huì)會(huì)務(wù)流程

1) 成立會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)

大中型會(huì)議的組織和管理工作單靠一兩個(gè)人是無(wú)法完成的，必須成立相應(yīng)的會(huì)務(wù)組織機(jī)構(gòu)。
??一般來(lái)說(shuō)，會(huì)務(wù)組織籌備機(jī)構(gòu)包括以下幾個(gè)小組，各組分工明確，互相協(xié)調(diào)，既要牢記本崗位的職責(zé)，做好本職工作，又要顧全大局，做好面上的工作。

(1) 會(huì)務(wù)組。負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待簽到等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。

(2) 秘書(shū)組。負(fù)責(zé)制定會(huì)議計(jì)劃，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)，發(fā)放會(huì)議通知，進(jìn)行會(huì)議文件的立卷歸檔等。
??

(3) 接待組。負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通工具安排、醫(yī)療服務(wù)等工作。

(4) 宣傳組。負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音錄像、娛樂(lè)活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳報(bào)道等工作。

(5) 財(cái)務(wù)組。負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付賬工作。

(6) 保衛(wèi)組。負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財(cái)務(wù)安全、保密工作。
??

2) 會(huì)前準(zhǔn)備工作

制發(fā)會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議文件和用品、選擇與布置會(huì)場(chǎng)等。

3) 會(huì)間工作

保證會(huì)議按既定日程和議程展開(kāi)，合理調(diào)度工作。

4) 會(huì)后工作

文件資料歸檔、財(cái)務(wù)結(jié)賬、清理駐地、會(huì)場(chǎng)、發(fā)文等，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。