一、選擇場地1、根據活動要求選擇場地大小、普通會議（無互動、無競賽等），平均每人2平米左右，有競賽、互動等，平均每人3平米以上。2、舞臺，背板，背板安全高度需要距離頂棚高度30CM以上。根據舞臺大小，實際計算。3、投影幕，燈光設施，音箱等，什么面光、PAR燈、筒燈、電腦燈、成像燈、返送音箱、超低音箱、調光硅箱、調音臺、麥克、MD、對講機什么的、需求量的問題、一時半會兒是學不會的，找專業搞AV的人吧。還要找攝影攝像、還有剪輯什么的。正投影，起TRUSS架不能位于觀眾頭頂，需留出安全距離。背投影，投影幕距離背墻距離按實際計算，例如200寸投影幕，安全距離8米以上（這也是場地大小的問題）。4、如有搭建物，必須測量貨梯、進貨通道尺寸，避免進場時的麻煩。5、詢問酒店是否有正餐、茶歇、自助餐等等。（如果需要的話）6、報館，用電量，報館，等。需準備：場地平面圖、電工圖、場地效果圖等。二、會議策劃，流程1、根據客戶需求，這個自己看吧，或者請客戶、設計師等一起開會討論。切忌擅自主張，所有方案以郵件等方式與客戶溝通，待客戶確認后方可實施制作。（留下證明，避免麻煩，我不是教你逃避責任，但是這是必須的！）2、發邀請函！3、桌卡、紀念品什么的我就不說了！三、進場1、如果有很重的東西，必須準備地毯等做好保護（酒店就是天上地下最貴，水晶燈，地毯）。2、時間的掌控，自己把握。工人到齊了必須開會，整個場地領著工頭全走一遍！3、這個也沒什么，一切按最終確認的方案做就可以了，注意施工安全！四、進行時1、簽到，就是也在門口立個背板，放個桌子，放張桌子，放幾個美女。- -!2、流程，這反正就是發言啦，總結啦什么的，沒什么可說，研討會很單調的，下面的人全都玩手機之類。在開會間歇，隔2個到3個小時左右應該有個茶歇（間隔時間也可以短些，根據實際要求，酒店茶歇不便宜的！）。3、會議結束，需要入住的就安排入住，不需要的就安排車，安排飛機（來的時候忘了說接機的事了，認真看到這的人才能發現吧）。會議期間記得拍照！五、撤場、1、一樣的注意安全、把握時間、別丟東西、別忘記退報館時候拿的押金！2、活動總結、召集工人等、開個總結小會。好的地方必須表揚、有錯誤不能慣著！自己把握尺度!（別忘了給工人定飯！）六、結束后1、把拍攝的照片整理出來，需要的話刻成光盤（客戶一般都會要的，當然有時候他們自己弄）2、把出現的問題、和總結的報告、寫出來給客戶發個郵件！請吃頓煩也是不錯的！現在就這么多，等我想起來了再補充！

大型會議策劃一般都不簡單，自己策劃又容易出錯，忙了半天，沒有效果，錢還花了很多，可以找一個專業的會議策劃公司給你提供定制化會議執行方案，從務策劃+設備租賃+舞臺搭建+燈光調整+視覺設計一站式服務，省時省力，價格也比較合適。