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如何做好會議接待工作?

時間:2022-03-09

  現在企業經常要召開各種各樣的會議,有企業內部會議,也有企業外部會議;有定期的例會,也有不定期的臨時性會議。作為企業內部的會議,主要有股東大會、董事會、經理會議和一些業務會等等。企業外部的會議也很多,如行業開發戰略研討會、聯合開發新產品討論會等等。會議的籌備工作屬于秘書的職責范圍。如上所述這些會議,出席的人員都比較多,而且會議日程要安排得比較緊湊,因此,要保證會議善始善終,收到預期的效果,31會議網建議您要做好以下會務準備。

  1、?籌備會議

  秘書在籌備會議的時候,要對會議的一些關鍵地方作慎密的安排,設想可能出現的問題,以及補救的措施。在籌備會議的過程中,最可怕的是以下兩種態度:一是掉以輕心,“上次開會就是在這里開的,沒什么問題,這次大概也不會出什么問題……”所以,在開會之前,根本沒有想到要去檢查一下麥克風、投影儀等這類會議的關鍵設備是否完好;如果老是這樣,非捅出漏子不可!要是捅了婁子,董事長、總經理和其他領導都在場,這個板子打下來,誰也受不了!另一種態度是將就湊合:“時間來不及了,干脆就用上次會議的代表證好了……”如果秘書在籌備會議過程有這兩種作風,哪怕是其中的任何一種,會議非出漏洞不可,出了問題,就是秘書的失職。當然,有些偶然的事故不是秘書能預料到的,但是,秘書作為會議的籌備者,要盡量減少各種事故,至少在主觀上不能采取掉以輕心和將就湊合的態度。秘書一旦接受會議籌備的任務,首先就要把握會議的內容、主題和形式,并著手準備以下幾項工作:

  確定會議的時間和地點

  確定會議的參加人選

  草擬會議日程表

  起草會議通知

  準備會議資料和各種會議用具

  2、籌備會議的步驟

  公司的司務會、每周一的業務會等定期的例行會議,由于參加人員、會議地點、會議時間基本上是固定的,所以這種例行會議的日程安排、會議用具、簽到表也是固定的,因此,對于一般的秘書來說,這種會議的籌備工作并不是很難。

  但是,如果是公司內部召開的臨時會議,或者是公司在外租借場地召開的會議(如新產品發布會),會議的籌備工作就有一定的難度。所以,有經驗的秘書都有這樣的體會:會議能否收到預期的效果,關鍵在于會前的籌備工作。會議的籌備工作做得如何,可以看出一個秘書工作能力的大小。下面以公司租借場地為例,具體說明籌備會議的步驟:

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