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會議前中后的工作有哪些

時間:2022-03-09

不論是會議前的準備工作、會議中的進行工作, 或會議后的后續工作,都與會議的成效如何,有著密切的關系。

  許多主管人員對于會議所采取的態度有二種,一種是理論上應該怎么作就怎么作;另一種則是別人如何開會,他們也就依樣畫葫蘆。但是,這般的「有樣學樣」,卻也讓他們忽略了會議前、會議中、與會議后的一些重要細節,結果會議往往只成為一種必要的形式,表面的動作,白白浪費時間罷了。

  會議前的準備工作

  1.首先,這會議是否非開不可,不能以備忘錄或電話聯絡來取代?事前準備時間夠嗎?關鍵人物能否與會?如果您的答案是否定,那么也許您不該在此時開這個會。

  2.會議要件之一是議程的安排,如果安排得宜,整個會議不費吹灰之力便能達到生動有趣,又富教育性、啟發性的目的。您可以將每一次的會議流程作一紀錄,建立成檔,以便日后改進之用。再者,不同的會議主題,也可采用不同的議程;與您的直屬員工、同級主管,或總公司的高階主管開會時,議程也可靈活變化。

  3.一個有效的議程應包括:時間、地點、討論主題及其詳細內容或大綱、每一事項的預計討論時間。為了節省時間、增加效率,您不妨制定一份一定格式的議程表,供每次會議議程填寫之用;同時還要在會前給每位與會者議程表的拷貝乙份。

  4.特別注意一些不在討論議題內的問題,例如:員工不滿情緒的反應。如果您不能妥善控制討論事項于議程所列者,您會發覺必須討論的主題非但沒解決,不在議程內的反成重心。

  會議中的進行工作

  1.準時開會,逾時不候;同時,也別為那些姍姍來遲者重新覆述一次。如果您能確實養成這個習慣,以后與會者自然不會常有遲到的現象。

  2.會議一開始,先將議程快速朗讀一遍后,開始逐項討論;您還必須妥善控制時間,以確實在預計的時間內完成事項討論。這是一種對擬定議程者尊重的表現。

  3.會議結束前,每一個講座事項都必須有一具體結果,同時,您也必須對每一位與會者所提供的意見表示感激之意。此外,您還必須指定與會的每一位人員不同的職責,例如:負責執行某項會議決案,或進行某一提議的研究工作等。

  會議后的后續工作

  1.每次會議結束后,必須進行會議效果的評估。請與會者針對該次會議的成效發表其看法及意見,以作為日后會議改進的參考。

  2.會議結束后,您必須對每一位與會者所負責進行的工作,加以追蹤,以確實掌握工作進度。

  會議的目的,本就希望在最短的時間內,集多人的智力在一起做腦力激蕩,以為解決某一問題、困難,或制訂出某一行動依據;因此,不論是會議前的準備工作、會議中的進行工作,或是會議后的后續工作,對于該次會議及下次會議而言,都有著極為密切的關系。而且,一個會議的成效如何,與這三項工作能否面面俱到,也是息息相關的。

  是故,建議您不妨以這三項工作,作為您每次會議的大藍圖,讓您的會議,一次比一次更臻完善,成效亦更卓著。

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