會議記錄是辦公室工作的一個重要組成部分。會議記錄是會議情況的真實記載，它客觀地反映了會議的內(nèi)容和進(jìn)程，是形成會議紀(jì)要、簡報的重要素材和檢查會議決定事項執(zhí)行情況的依據(jù)，具有重要的保存、利用價值，是重要的文書檔案材料。本文就會議記錄的內(nèi)容、方法、應(yīng)注意的問題和記錄人員基本素質(zhì)談點(diǎn)粗淺的看法。
一、會議記錄的內(nèi)容
會議記錄一般由三部分構(gòu)成。
1．會議標(biāo)題。記錄標(biāo)題很重要，如會議記錄不寫標(biāo)題，查找所需材料就費(fèi)時費(fèi)力，很不方便。
2．會議組織情況。這部分寫在會議標(biāo)題之后，在會議開始前，把會議的有關(guān)情況寫好。它主要包括：
①開會時間。要寫明具體的年、月、日，同時還要寫明是上午、下午，還是晚上，有的會議還要寫明某時某分。
②會議地點(diǎn)：要寫明在何處開的會。如：“某某會議室”等。
③會議主持人。一般直書姓名，必要時可寫明職務(wù)。
④會議出席人。即出席會議的正式成員，按排列順序列出。
⑤會議列席人。即不是會議正式成員，由于工作需要而參加會議的人。
⑥缺席人。可單獨(dú)作為一條，要寫出缺席人的姓名和缺席的原因，也可以寫在出席人、列席人的項目中，在括號內(nèi)注明某某人因何故缺席，如“某某因公出差”、“某某因病住院請假”等。
⑦記錄人。寫明記錄人，一是說明會議記錄內(nèi)容的真實性；二是表示對記錄內(nèi)容負(fù)責(zé)。
在記錄中凡涉及到人名的要寫全姓名，不能只寫姓不寫名，也不能只寫姓加職務(wù)或職稱。
會議記錄應(yīng)采用統(tǒng)一制發(fā)的專用會議記錄本或記錄紙，會后要立卷歸檔。
3．會議進(jìn)行情況。這部分是會議記錄的基本內(nèi)容，一般包括三個方面。
①會議的議題和會議主持人的啟示性講話。這部分要著重記錄（多項議題的會議要用數(shù)碼依次標(biāo)出，以便于會后利用查找）。
②與會人的討論發(fā)言。這部分是與會者對會議議題和會議主持人講話的直接反映，記好這部分內(nèi)容十分重要（會議發(fā)言要按照發(fā)言順序記錄，發(fā)言人姓名要寫在段首，后面即記錄發(fā)言內(nèi)容）。
③會議的決定、決議和會議主持人的總結(jié)及結(jié)論性意見。這部分是會議成果的綜合反映，是會議記錄的主體。這些決定、決議和講話是與會者貫徹會議精神的根據(jù)，也是日后備查材料中最重要的材料，記錄者必須認(rèn)真、仔細(xì)地作好記錄。
會議進(jìn)行情況還包括休息、散會等，也要記錄上。
二、會議記錄的方法
會議記錄的方法有兩種：
一種方法是摘要記錄，就是擇其要點(diǎn)而記，不是有言必記。這種記錄方法不要求把每個人討論時的發(fā)言都一字不漏的記錄下來，而是著重記錄發(fā)言要點(diǎn)，會議結(jié)論、決定和決議。摘要記錄要求記錄者對發(fā)言內(nèi)容必須迅速作出分析判斷，哪些應(yīng)記，哪些可不記，適當(dāng)進(jìn)行歸納，扼要地記下重點(diǎn)。
另一種方法是詳細(xì)記錄，就是要求把所有與會者的發(fā)言盡可能地全部記錄下來，做到有言必錄，包括發(fā)言中的插話等，都要詳細(xì)記錄，不能有取有舍，更不能只記結(jié)論。詳細(xì)記錄要求記錄者最好會使用速記，如不會速記，可對通用詞匯采取簡化方法記錄，會后予以補(bǔ)正。涉及到文件名稱或便于查找的文件，也可先省略后補(bǔ)齊。在條件允許的情況下，可輔以錄音機(jī)，這樣的記錄更完整、準(zhǔn)確。如果沒有錄音設(shè)備，或不允許使用錄音設(shè)備，記錄人又沒有速記技能，應(yīng)配備二至三人進(jìn)行記錄，以便會后核對補(bǔ)正。記錄人對會上沒有聽準(zhǔn)確或者發(fā)言表達(dá)不清的地方，要及時找有關(guān)人員核對。總之，要盡最大努力，保持記錄的完整性和準(zhǔn)確性。
三、會議記錄應(yīng)注意的問題
1．會議記錄必須真實、準(zhǔn)確、全面、完整，不能隨意增刪改動，速記要忠實原話，段落要清楚，文字要準(zhǔn)確，特別是表決時，贊成意見、分歧意見、反對意見和保留意見等，都要盡量寫原話，把會議情況真實地記錄下來。
2．會議記錄要妥善保管，不得外傳或遺失。
3．印發(fā)整理后的會議記錄，須經(jīng)發(fā)言人核實。
4．會議記錄的整理，要做到語言文字規(guī)范化，不能更改原意。
5．記錄人員在工作中要模范地遵守保密紀(jì)律，不能隨意泄漏會議的內(nèi)容，要養(yǎng)成保守機(jī)密的習(xí)慣。
四、會議記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)
1．要有高度的政治責(zé)任感。在工作中要做到一絲不茍，不出現(xiàn)遺漏差錯。會議上不論討論什么問題，記錄人員都要守口如瓶，決不可提前向無關(guān)人員透露。要做到這些，必須有吃苦耐勞的精神，實事求是的精神，爭分奪秒的精神，對工作負(fù)責(zé)到底的精神。要不斷增強(qiáng)保密意識，要有高度的政治責(zé)任心。
2．要有較強(qiáng)的聽知能力。記錄人員在會議中始終處于被動的地位，既不能滯后，也不能超前，精力必須集中，耳、腦、手都要緊跟發(fā)言人的講話，因此，記錄人在聽別人發(fā)言時，要有靈活的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，準(zhǔn)確的判斷力。如果記錄人員沒有這些聽知能力，就難以迅速判斷要義何在，難以將需要記錄的東西記錄下來。
3．要有較強(qiáng)的寫記能力。會議記錄人員的任務(wù)就是把會議上的發(fā)言變成文字材料，必須有迅速地將其發(fā)言用文字符號現(xiàn)于紙面的本事。記錄人員要具有較豐富的知識，既要寫得快，又要寫得清楚，要會用記錄符號記錄，要掌握一些記錄技巧。
以上三個方面是會議記錄人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)，否則是不可能作好會議記錄的，所以，會議記錄人員平時應(yīng)注重學(xué)習(xí)，多加練習(xí)，在工作實踐中不斷提高自己的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣就一定能較好地把會議記錄工作做好。
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