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組織一場開業(yè)慶典活動,要注意哪幾個(gè)問題? - 成都文化

時(shí)間:2019-09-26

就慶典的類型而論,目前的商務(wù)活動當(dāng)中,最常見的無非就是開業(yè)慶典、周年慶典,至于其他的比如說開盤、通車、落成典禮等儀式從形式上來說,不如這兩類隆重,而隨著今年的形式來看,一切從簡,就很少出現(xiàn)大張旗鼓的慶典活動了。 



對商界人士來講,組織慶典與參加慶典時(shí),往往會各有多方面的不同要求。慶典的禮儀,即有關(guān)慶典的禮儀規(guī)范,就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項(xiàng)基本內(nèi)容所組成的。以下,對其分別予以介紹。 


組織籌備一次慶典,如同進(jìn)行生產(chǎn)和銷售一樣,先要對它作出一個(gè)總體的計(jì)劃。商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù),需要記住兩大要點(diǎn):其一,要體現(xiàn)出慶典的特色。其二,要安排好慶典的具體內(nèi)容。 


毋庸多言,慶典既然是慶祝活動的一種形式,那么它就應(yīng)當(dāng)以慶祝為中心,把每一項(xiàng)具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場合、慶典進(jìn)行過程中的某個(gè)具體場面,還是全體出席者的情緒、表現(xiàn),都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨(dú)如此,慶典的宗旨——塑造本單位的形象,顯示本單位的實(shí)力,擴(kuò)大本單位的影響,才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。 


慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色,應(yīng)當(dāng)在其具體內(nèi)容的安排上,得到全面的體現(xiàn)。 


如果站在組織者的角度來考慮,慶典的內(nèi)容安排,至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等四大問題。 


其次,應(yīng)當(dāng)精心安排好來賓的接待工作。與一般的商務(wù)交往中來賓的接待相比,對出席慶祝儀式的來賓的接待,更應(yīng)突出禮儀性的特點(diǎn)。不但應(yīng)當(dāng)熱心細(xì)致地照顧好全體來賓,而且還應(yīng)當(dāng)通過主方的接待工作,使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意,并且想方設(shè)法使每位來賓都能心情舒暢。 


最好的辦法,是慶典一經(jīng)決定舉行,即成立對此全權(quán)負(fù)責(zé)的籌備組。籌備組成員通常應(yīng)當(dāng)由各方面的有關(guān)人士組成,他們應(yīng)當(dāng)是能辦事、會辦事、辦實(shí)事的人。 


在慶典的籌備組之內(nèi),應(yīng)根據(jù)具體的需要,下設(shè)若干專項(xiàng)小組,在公關(guān)、禮賓、財(cái)務(wù)、會務(wù)等各方面“分兵把守”,各管一段。其中負(fù)責(zé)禮賓工作的接待小組,大都不可缺少。 


凡應(yīng)邀出席慶典的來賓,絕大多數(shù)人對本單位都是關(guān)心和友好的。因此,當(dāng)他們光臨時(shí),主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心,在來賓的接待上若得過且過、馬馬虎虎,是會傷來賓的自尊心的。 


再次,應(yīng)當(dāng)精心布置好舉行慶祝儀式的現(xiàn)場。舉行慶祝儀式的現(xiàn)場,是慶典活動的中心地點(diǎn)。對它的安排、布置是否恰如其分,往往會直接地關(guān)系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。 


最后,應(yīng)當(dāng)精心擬定好慶典的具體程序。一次慶典舉行的成功與否,與其具體的程序不無關(guān)系。儀式禮儀規(guī)定,擬定慶典的程序時(shí),有兩條原則必須堅(jiān)持:第一,時(shí)間宜短不宜長。大體上講,它應(yīng)以一個(gè)小時(shí)為其極限。這既為了確保其效果良好,也是為了尊重全體出席者,尤其是為了尊重來賓。第二,程序宜少不宜多。程序過多,不僅會加長時(shí)間,而且還會分散出席者的注意力,并給人以慶典內(nèi)容過于凌亂之感。總之,不要使慶典成為內(nèi)容亂七八糟的“馬拉松”。 


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