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招商會(huì)議活動(dòng)結(jié)束后的工作安排有哪些? - 成都文化

時(shí)間:2019-09-26

招商會(huì)的召開本身是一件繁瑣復(fù)雜的事情,會(huì)前需要邀約客戶,找會(huì)議場地,做活動(dòng)策劃流程,迎接參會(huì)者,招商會(huì)議進(jìn)行時(shí)需要做好會(huì)務(wù)接待服務(wù),合同簽約等等。然而會(huì)議結(jié)束后,并不代表這次活動(dòng)就算完成了,還有一些事情需要去安排。   

 

                                         

 

1、會(huì)議費(fèi)用結(jié)算

在會(huì)議的組織過程中,有多項(xiàng)費(fèi)用需要等到會(huì)議結(jié)束才能進(jìn)行結(jié)算和支付,例如會(huì)議場地的租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、食宿費(fèi)用、人員勞務(wù)費(fèi)等。在會(huì)議結(jié)束后安排專門的財(cái)會(huì)人員辦理此項(xiàng)工作。結(jié)算會(huì)議費(fèi)用時(shí)應(yīng)當(dāng)做到賬款兩清、準(zhǔn)確無誤,將相關(guān)的票據(jù)、合同和賬目妥善保管,防止混亂和丟失。參會(huì)人員如果需要發(fā)票,可以向其開具正規(guī)的票據(jù)。同時(shí)協(xié)助酒店辦理參會(huì)人員的退房手續(xù)。

 

2、送別參會(huì)人員

安排專門的工作人員,在會(huì)場外、賓館門口歡迎參會(huì)人員離開。對于一般的參會(huì)者,可安排禮儀小姐或他們工作人員送行;對于身份特殊的參會(huì)者(如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)),則應(yīng)當(dāng)安排身份對等的人員送行。送行時(shí)應(yīng)當(dāng)充分注意禮儀,向?qū)Ψ奖憩F(xiàn)出誠摯的惜別之情。

 

3、安排暫留人員

由于各種原因,有部分人員在會(huì)議結(jié)束后暫時(shí)不離開,需要主辦方繼續(xù)做好服務(wù)工作,妥善安排他們的住宿、飲食和出行。暫留人員中有一部分是外地人員,可能會(huì)存在旅游或購物需求,會(huì)議主辦方應(yīng)適當(dāng)給予必要的協(xié)助。暫留人員中還有一部分是會(huì)議工作人員,由于進(jìn)行善后工作而需要繼續(xù)駐留,應(yīng)當(dāng)合理安排費(fèi)用,盡快完成全部工作。

 

4、送站時(shí)間把握

送站服務(wù)和報(bào)到時(shí)不同,會(huì)議結(jié)束后人員離會(huì)往往比較集中,如果是大型會(huì)議在短時(shí)間內(nèi)需要大批車輛送站,因此會(huì)議組織者應(yīng)當(dāng)提前安排足夠的車輛和人員服務(wù)。如果會(huì)場距離機(jī)場、車站較遠(yuǎn),為了滿足需要可以安排大型客車集中運(yùn)送。送站之前,會(huì)議工作人員可根據(jù)所預(yù)定車票的情況合理分配車輛和運(yùn)力,保證參會(huì)人員能及時(shí)到達(dá)車站或機(jī)場以免延誤行程。


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