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展會活動舉辦的13個步驟,教你如何成功舉辦一場展會 - 成都文化

時間:2019-09-26

想要成功策劃舉辦一場展會活動并沒有想像中的那么簡單,最起碼你要知道一場展會活動需要哪些步驟來完成,今天,成都展會活動策劃公司小編帶大家來了解一番,一場成功的展會活動,需要經歷這13個步驟。



第1步:了解展會情況收集資料

與主辦單位取得聯(lián)系,對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。


第2步:確定展位

展臺的位置由主辦者全盤規(guī)劃,按照產品和服務的內容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置,或者是以展位費的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。人潮流量最高的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區(qū),總之,越早將參展申請表格遞交給大會主辦者,越容易得到好的位置。

根據(jù)自身需要與主辦方聯(lián)絡溝通后,填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后,您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者,這樣您的展位便得到好的位置。


第3步:做好費用預算

參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內交通費、食宿費、必要的設備、租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經費預算時,還要加上總費用的10%,作為不可預見費用的支出。


第4步:確定展位裝修方案

展臺一般分為三種形式,一種是標準展位,一種是改裝后的標準展位,最后一種是在光地上搭建起來的特裝展位。根據(jù)實際需要和預算確定裝修方案。


第5步:租用申請及活動申請

大多數(shù)參展商會有各種臨時租用物品的需要,這里包括桌、椅、柜子、沙發(fā)、電話線、網絡接口等,還有如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等,您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調,在收取一定的費用后,大會主辦者會安排提供這些服務。

一般的展會都會有同期舉行的各種技術研討會、交流會、新聞發(fā)布會等,這些活動說明都在《參展商手冊》中詳細列出,您可以根據(jù)實際需求填寫表格報名參加,收費的活動在您交納規(guī)定費用后將由主辦方確認。另外您需要自己舉辦一些現(xiàn)場活動和會議活動,也需要將活動方案和預定的會議室提前報給主辦方,得到許可后才可執(zhí)行。


第6步:制定宣傳計劃

展會一般都會提供各種廣告服務為您更好的宣傳企業(yè),所以要在開展前就制定好展前、展中及展后的宣傳計劃。


展前宣傳幾個途徑

(1)展會出版的《會刊》,這里可以免費列入每個參展單位的名稱、地址、電話、聯(lián)系人、甚至產品介紹,如果有可能還可以付費刊登廣告,這是展覽會的重要一環(huán)而不可忽視,它是展覽會的延續(xù)。

(2)通過網絡媒體和其他新聞媒體發(fā)布參加展會的新聞,介紹企業(yè)在展會上的新動態(tài)亮點,吸引潛在客戶來展會上參觀你的展位。


展中宣傳的幾個途徑

(1)醒目、獨特的展臺設計是吸引觀眾眼球的好方法。

(2)派發(fā)一些小禮物和舉辦一些現(xiàn)場小活動也是很好宣傳手段。

(3)與主辦方租賃展場內外的實體廣告位更是奪人耳目,一般有氣球條幅、氣球門、墻體廣告、戶外廣告牌、廣告旗桿、室外三角立牌、燈箱廣告牌等。

(4)召開產品發(fā)布會、新聞發(fā)布會等,舉行各種活動展演。


展后宣傳的幾個途徑

(1)收集展會來訪者信息做回訪。

(2)撰寫參展效果和報告新聞發(fā)布在新聞媒體上。


第7步:資料展品的準備和運輸

參加展覽會之前您要準備足夠的宣傳資料,包括名片、產品介紹、公司介紹、產品價格清單,其使用量往往會超過您的預料,所以要做好充分的準備工作。

展品的運輸在主辦方提供的《參展商手冊》中有明確的規(guī)定,里面有展品運輸?shù)奶嶝涁撠熑说男彰褪肇浀刂罚梢园创藢⒄蛊诽崆斑\往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理,運輸代理提供門到展位到門的服務。


第8步:預定行程和住宿

一般參展人員需要提前1~3天到達展場所在城市,展會結束的第二天離開,所以您可以根據(jù)展會的時間來確定往返行程。主辦方一般會提供代訂回程票的服務。

在主辦方提供的《參展商手冊》中會有會務接待方面的介紹,里面會為您提供幾家到幾十家不同檔次的酒店,一般比門市價格低很多。很多展會也會開通從酒店到展場的免費班車接送,這樣會節(jié)省不少時間和費用。

另外如果您有考察游覽的需求,也可以提前與主辦方提出,一般主辦方會根據(jù)客人的需要提供個性化服務。


第9步:交納所有費用

按照提交給主辦方的預定租賃表格向指定帳戶交納所有預租費用,將展位費的剩余部分結清,一般展會主辦方均要求在開展前一個月結清所有展位費用。主辦方將在開展時提供發(fā)票。


第10步:領取證件

參展人員報到時,大會主辦者會提供參展商證,一般一個標準展位提供2-3個參展證。這也是通行證,在整個布展、展覽和撤展期間有效。入場券大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數(shù)量的展覽入場券甚至開幕式請柬,這給您提供了聯(lián)系客戶和關系單位的機會,您可以列出名單,將入場券和名片一起寄給這些嘉賓,邀請他們前來參觀和見面。


第11步:布展及清潔

大會組織者通常會給布展留出足夠的時間,大會展覽會的布展時間為2-3天,并且可以在正常工作時間之外加班施工。步展前請施工單位嚴格按照《參展商手冊》上的規(guī)定提交材料報批,并交納相關管理費用等。

大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生,但展位內的清潔通常由參展單位自行負責。


第12步:開展

所有的準備工作完成后,您可以有條不紊的實行展示計劃。如果現(xiàn)場遇到突發(fā)事件,需要立即聯(lián)絡主辦方設立的現(xiàn)場辦公室和場館負責人,他們的聯(lián)系方式在《參展商手冊》中有詳細說明。

展臺的工作人員要詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求,不要憑事后記憶;對于沒有把握的產品需求,不要當場允諾,及時回報總部作出合理答復,一旦應承,必須按質按期完成,以取得客戶合作信心;每天將潛在商機及顧客資料送回公司,以便即時處理及回應。


第13步:撤展

展會的最后一天下午一般為撤展時間,根據(jù)撤展速度而定,一般都可以延長至晚22點。

參展商辦理退回所租設備手續(xù)并經確認后取回押金,之后辦理物品出館手續(xù)即可出館


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活動策劃攻略
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