任何的活動都有其節奏和流程，作為活動策劃公司必須予以妥善安排。所有細節都需要事先組織得井井有條、準備就緒。策劃公司要對活動進行精心的統籌安排，這是活動成功舉辦的前提保證，因為這樣可以使人分清輕重緩急，并將活動結束時間以及各項工作的時間要求安排得恰到好處。

活動的組織分為兩個方面，活動統籌安排和工作任務安排。

活動策劃公司在確定了客戶目標、活動目標、及活動風格，編制了成本清單以及初步預算并且收到了包含條款、條件以及支付要求的簽約合同范本等等一系列事宜之后，就應該開始把合同中決定的時間安排和物流情況添加到活動安排表中，而這個活動安排表將成為所有參與主體——活動策劃人員、公司的活動策劃團隊以及供應商——開展工作所依據的出發點，即正式的活動統籌安排。隨著活動的逐步開展，必要的變動不可避免，活動要素或增加，或減少，或更新；時間方面的要求可能會發生出乎意料的變化，伴隨著新情況的出現、供應商要求與活動要求的變化，要不斷更新你的活動統籌安排。應該注意每一次更改活動統籌安排時都要標注更改的序號與日期，就如同更改成本清單一樣，這樣活動策劃公司可以清楚的了解大家是否在使用同一版本的活動統籌安排。

組織上要井然有序，密切關注細節，這是組辦活動獲得良好效益最為重要的兩個要素。因此，做出開展活動的決定后首要的步驟之一便是制作一份活動計劃書，并以此作為活動統籌安排的依據。

制訂活動統籌安排時最好拿著日歷，充分考慮舉辦日期及所有演員等不同檔期問題。切記在活動已經開始了還在因為更改某些細節而出現的被動局面。所以在日歷本上要嚴格規定自己在哪天完成哪些事情，不可怠慢。活動要素中也要設置活動的截止時間，否則可能讓你領略到多米諾骨牌效應的威力。原本一件不干起眼的小事卻會產生難以想象的重大影響。記得去年在龍崗汽車城做傳祺的開業慶典時，業主在最后關頭要改變座位安排次序，導致自己沒時間進行最后檢查。結果漏洞百出，場面尷尬：桌椅搬運過程中因為不是專業的搬運人員而造成損壞，一時缺少四張桌椅，后補的桌椅因為放在他們倉庫，離的比較遠，一時也沒搬過來。如果事先知道次序需要改變，那么這樣的尷尬怎會出現，好在沒影響活動流程。在與客戶、供應商以及一線策劃人員進行前期會面之前，就應該將一切都安排妥當。前期會面按照計劃應該安排在設備的搬運和安裝之前，以便所有參與者都有時間對相關細節做最后的檢查，找出來本來可以預見的一些紕漏。

工作安排方面也要注意一些問題。就像作家有自己的劇本，作曲家自己的樂譜，活動策劃人員也應該有自己的工作計劃表。它如同一個動聽的故事，包括精彩的開頭，中間和結尾部分。在所有執行團隊手里都應該有一份這樣的工作表，同一時間各自分工不同但任務都在同一時間得以完成。這樣出錯的幾率大大降低，而且可以消除個人主觀上的一些偏差，減少灰色區域與紕漏的發生。往往注意細節會產生神奇的效果。

工作安排任務表就是工作指南，它能明確說明合同具體內容，并采用列舉項目的方式把內容展現出來，涵蓋各方達成一致的操作成本心儀如何以你所期望的、符合活動風格的方式安排活動的各個要素。工作安排表能夠確保一切安排由你決定，而不是你的供應商進行決策。

選擇合適的日期是活動取得成功的重要因素之一。除了確保多數志愿者能夠出席之外，選擇活動日期的時候還要考慮其它因素。例如活動日期前后是否有其他活動安排？如果業主邀請的嘉賓中有些要帶小孩的，那么活動日期盡量趕在上學日的晚上舉辦。客人們也不能呆得太晚，因為明天還會上班。把活動時間安排在周末可能更合適些。作為策劃人員還要考慮到節假日問題，有一次業主要把年會安排在元宵節后，參加年會的時候大家都顯得無精打采，草草結束。這樣的時間安排上就欠妥了：連續經歷兩個忙碌而令人興奮的夜晚，會讓人感到疲勞，年會的出席率也將受到影響。另外在制定最終計劃之前還要考慮季節因素。例如5，10月舉辦婚禮較多，9月學校開學，11，12月通常大小節日接二連三。

作為活動策劃公司一定要策劃好活動統籌和時間，這都是活動策劃公司的責任，不要期望供應商給你打電話通知你某個截止日期即將到來，這樣的事情很少見，合同上也沒有規定供應商有些義務。策劃公司必須計劃好時間安排、最后期限以及相關工作。一旦活動統籌安排準備妥當之后，一切都可以按部就班順利開展。進行活動統籌安排所花費的時間和精力絕不會徒勞無功，最終必將結出累累碩果并將細化成為工作安排任務表的活動部署和時間安排，可謂一舉兩得。