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成都大型會(huì)議活動(dòng)要具備哪些功能? - 成都文化

時(shí)間:2019-09-26

在傳統(tǒng)的觀(guān)念中,開(kāi)會(huì)是為了討論事務(wù)。在此定義下,一般人往往認(rèn)為開(kāi)會(huì)非得針對(duì)特定事項(xiàng)進(jìn)行討論不可,卻忽略了大型會(huì)議更重要的功能,亦即訓(xùn)練與共識(shí)。



大型會(huì)議大致可分為兩類(lèi):定期大型會(huì)議與項(xiàng)目大型會(huì)議。其中,項(xiàng)目大型會(huì)議主要針對(duì)特定主題討論,而真正要花時(shí)間討論的事項(xiàng),則不應(yīng)該排入定期大型會(huì)議的議程中。針對(duì)定期大型會(huì)議,則可分為兩種狀況來(lái)探討,屬于較為基層的定期大型會(huì)議,與會(huì)成員的同構(gòu)型較高;而越往組織的高層,由于橫跨的部門(mén)較多,與會(huì)成員的同構(gòu)型也隨之降低。


就與會(huì)者同構(gòu)型高的定期大型會(huì)議而言,大型會(huì)議內(nèi)容著重在訊息交換,以及工作上面臨問(wèn)題的討論與解決。無(wú)論是數(shù)日一次的晨會(huì),或是每周、每月一次的周會(huì)、月會(huì),與會(huì)成員各自談?wù)撍庥龅氖录c其它成員分享,其效果在于增加所有成員的閱歷,同樣的經(jīng)驗(yàn),無(wú)須每位成員均親身經(jīng)歷才能獲取,甚至犯同樣的錯(cuò)誤來(lái)?yè)Q取教訓(xùn)。這便是大型會(huì)議的訓(xùn)練功能,此一過(guò)程比解決問(wèn)題來(lái)得重要。


要強(qiáng)化大型會(huì)議的訓(xùn)練功能,主管應(yīng)該針對(duì)部屬提出的報(bào)告內(nèi)容,加入本身的看法。主管的閱歷比部屬豐富,但平常不見(jiàn)得能一一提出與部屬分享,唯有透過(guò)討論,經(jīng)由互動(dòng)的過(guò)程來(lái)誘發(fā)主管相關(guān)的思考,而給予部屬更高頻率的機(jī)會(huì)教育。因此,在大型會(huì)議過(guò)程中,主管應(yīng)不斷拿出其經(jīng)驗(yàn)來(lái),并且擴(kuò)大闡述,使部屬的認(rèn)知范圍加大,提升其學(xué)習(xí)效果。


另一方面,主管更應(yīng)適時(shí)拉高討論的層級(jí),將范圍延伸到其它型態(tài)的事件上,增廣應(yīng)用面,達(dá)到讓部屬舉一反三的效果。例如業(yè)務(wù)單位提出因地震導(dǎo)致部分地區(qū)的市場(chǎng)買(mǎi)氣不振時(shí),主管便可將其引導(dǎo)到哪些天然災(zāi)害會(huì)造成類(lèi)似情形?該如何因應(yīng)?其效果是在事件尚未發(fā)生之前,相關(guān)人員已可預(yù)先思考因應(yīng)對(duì)策,讓心中先有個(gè)譜。


大型會(huì)議的另一功能是共識(shí)的形成與強(qiáng)化。由于組織中每個(gè)成員的狀況不一,使得主管在運(yùn)作方式與習(xí)慣的要求上,必須持續(xù)地督促部屬,讓所有成員步上軌道并達(dá)到較一致的運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn),而定期性的大型會(huì)議便是最佳的機(jī)會(huì)。


在大型會(huì)議的訓(xùn)練與共識(shí)功能下,主管針對(duì)大型會(huì)議外已經(jīng)與個(gè)別成員討論過(guò),并已解決的事項(xiàng),如果具有重要性,仍應(yīng)在大型會(huì)議中主動(dòng)提出來(lái)談?wù)摗4送猓谐蓡T也都應(yīng)該不忌諱談?wù)撌〉陌咐写蠹叶荚趯W(xué)習(xí)、都難免會(huì)犯錯(cuò)的心理建設(shè)。錯(cuò)誤的案例往往能提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),固然成功的方法具有參考價(jià)值,但減少犯錯(cuò)卻可讓損耗降至最低,要達(dá)到此一目的,主管須注意技巧問(wèn)題。


在與會(huì)成員為跨部會(huì)、同構(gòu)型低的大型會(huì)議方面,可能出現(xiàn)的問(wèn)題更多。由于與會(huì)者來(lái)自不同部門(mén),不僅對(duì)彼此間的運(yùn)作較為陌生,甚至認(rèn)為事不關(guān)己,這使得大型會(huì)議往往陷入各自輪流唱獨(dú)腳戲的窘境。


事實(shí)上,跨部門(mén)的學(xué)習(xí)對(duì)組織成員而言,是更為重要的訓(xùn)練。雖然在組織當(dāng)中,成員可以透過(guò)職務(wù)的輪調(diào)而學(xué)習(xí)到不同部門(mén)的運(yùn)作知識(shí),但畢竟不可能走遍所有部門(mén),因此,大型會(huì)議便成為學(xué)習(xí)其它部門(mén)之「異業(yè)知識(shí)」的絕佳機(jī)會(huì)。一個(gè)部門(mén)的主管,如果不能了解其它部門(mén)的運(yùn)作,則其決策將因無(wú)法充分考慮周邊配套而質(zhì)量低落。


以大型會(huì)議進(jìn)行跨部門(mén)學(xué)習(xí),高階主管須扮演「轉(zhuǎn)譯者」的重要角色,幫助不同部門(mén)間互相了解對(duì)方談?wù)摰膬?nèi)容,且當(dāng)某部門(mén)提出一項(xiàng)問(wèn)題時(shí),主管應(yīng)告訴旗下其它部門(mén)的成員,此一事件對(duì)其有何影響。此外,由于不同部門(mén)之間,在權(quán)責(zé)歸屬上常存有灰色地帶,高階主管間的大型會(huì)議也可減少此一情形,提高整體運(yùn)作的協(xié)調(diào)性。掌握上述開(kāi)會(huì)的關(guān)鍵,可大幅增進(jìn)部門(mén)內(nèi)與部門(mén)間的共識(shí),避免形成多頭馬車(chē)而導(dǎo)致效率低落。


定期大型會(huì)議之外,則是項(xiàng)目大型會(huì)議,其特性是針對(duì)特定的主題、與會(huì)者的意見(jiàn)多、大型會(huì)議時(shí)間長(zhǎng),且不見(jiàn)得可以立即得到結(jié)論,這是團(tuán)隊(duì)共事必然的情形。然而,項(xiàng)目大型會(huì)議最常陷入的狀況是,各部門(mén)與會(huì)代表的思考面向不一致,且除了主導(dǎo)單位有較詳盡的會(huì)前準(zhǔn)備之外,其它成員只是形式與會(huì),在各自處于不同狀態(tài)的情形下,大型會(huì)議過(guò)程往往很難聚焦,甚至在彼此互相遷就下,得出荒謬可笑的結(jié)論。


有鑒于此,項(xiàng)目大型會(huì)議的主持者應(yīng)開(kāi)宗明義地將大型會(huì)議主題的背景、目的說(shuō)明清楚,確定基本的原則與精神,藉此將所有與會(huì)者拉向相同的基調(diào)與頻率。此外,大型會(huì)議須依不同部門(mén)關(guān)連性的高低,視每次大型會(huì)議內(nèi)容的定位,彈性調(diào)整每次的與會(huì)部門(mén),避免勞師動(dòng)眾。


許多人認(rèn)為開(kāi)會(huì)沒(méi)有必要,其理由是同一部門(mén)的成員平日直接溝通即能解決問(wèn)題,但如此卻無(wú)法達(dá)到成員之間互相汲取對(duì)方經(jīng)驗(yàn)的效果,且易因成員們主動(dòng)程度的不同,而與主管產(chǎn)生不同的互動(dòng)頻率,造成整個(gè)部門(mén)成員得到的訊息不一致,降低了共識(shí)程度。


不開(kāi)會(huì)的另一個(gè)理由是沒(méi)時(shí)間,然而,忙得沒(méi)時(shí)間的原因很可能就出在未能善用大型會(huì)議的訓(xùn)練與共識(shí)功能,而必須花更多時(shí)間重復(fù)處理同樣問(wèn)題,導(dǎo)向惡性循環(huán)。就此而言,定期大型會(huì)議一定要定期召開(kāi),讓每位成員排開(kāi)其它行程,否則,出席狀況零零落落,最后便無(wú)疾而終,無(wú)法產(chǎn)生任何效果。


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