活動策劃公司在策劃公關活動的時候，經常會遇到一些突發狀況和臨時性的一些小問題，這些問題非常考驗活動策劃現場工作人員的臨時反應以及應變能力，活動策劃人員除了要有超強的現場應變能力之外，提前了解一些活動現場經常突發的異常狀況，也是一個非常好解決問題的途徑。

1、表演什么時候開始？

作為活動策劃組織者,一定要提前跟演員溝通清楚.通常音樂表演或者娛樂活動(成都活動策劃公司）要安排在客人預計到達的時間前至少15分鐘開始,這樣就不會出現冷場.要向演員強調必須在客人到達之前做好準備.有些演員檔期較滿則要提前做好安排。

2、如果活動到達高潮,是否需要演藝人員延長演出時間？

如果遇到需要延長時間的情況,活動策劃負責人要向演員說清楚.有些地方聚會可以持續到XX點,但要清楚是不是須要得到相關部門的找準.同時活動策劃公司要清楚延長演出時間需要支付的費用,必須向樂隊講明在接到通知之前不能折走樂器設備。 

3、設備的使用情況如何？

設備是精美的、粗劣的、還是年久未修的？是否符合公司形象？是否存在著這樣或那樣的問題？是否有不雅的圖片或文字？不要到活動當天才猛然發現設備的質量不過關。

4、舞臺上是否擺有公司標志的物品？

活動策劃人員應該向經紀人咨詢.如果舞臺上擺有公司產品,某些明星可能會拒絕登臺,因為這樣看起來像是在為該產品做代言.因此,必須得到對方的書面同意或者使產品展臺與表演的舞臺區分開來。

5、是否需要化妝室？

所需要的化妝室數量與大小各是多少？是否有特殊要求,例如鏡子、特殊照明、桌椅、衣架、儲物間或茶點？如果娛樂節目中有動物表演,那么策劃人員要確保活動中客人的安全,還要注意動物的喂養、飲水問題.如果需要的話要增加安保。

6、服裝方面有什么要求？

演員應該如何著裝,是盛裝前來還是來到后再換衣服？如果他們人體彩繪或者化妝面積較大,他們是否需要單獨的洗手間？化妝室是否需要采取安保措施？總之,演員的著裝和舉止方面的要求必須向簽約的演員交代清楚。

7、是否有不宜演奏的歌曲？

了解樂隊全部歌曲,制訂活動中演奏的曲目表,之后再進行核查.要記住,你是顧客而顧客就是上帝,如果對方堅持演奏一些歌詞或曲調對于活動不宜的歌曲,可以終止合同.無須去遷就那些自大狂。

8、一旦發生緊急情況,是否聯系演員或演員公司與經紀人的固定電話和手機號？ 　　

必須知道上述人員的電話,如果在活動當天出現意外,應該知道找誰、去哪里找、如何最快找到。

9、設備什么時候到,安裝需要多久時間？

活動策劃布展時要了解設備的方式,以便確定是否需要為卸車停車做出特殊的安排.是否聘用了工會工人、支付了工會費用？設備安裝是否隨時可以進行？由誰來負責安裝工作--是樂隊、會場、還是我方.安裝樂器并進行試音需要多長時間？在進行場地布置和餐桌擺設之前,樂器設備必須安裝到位.設備安裝與會場內進行的其它工作如何協調？先后次序如何安排？ 

10、如何處理嘉賓的要求？

在處理嘉賓的要求時必須考慮到各方面的情況.例如,為了方便嘉賓在招待會上互相結識與交友,活動策劃者可以安排了低緩的爵士樂,但是有嘉賓要聽別的(如硬派搖滾),那么你希望主持人如何處理？例如,可以告訴嘉賓大會只準備了爵士樂,詢問是否有比較喜歡的爵士樂手,改換音樂將會改變整個晚會的基調,之后再想回到原來的預期氛圍則并非易事