選擇合適的活動日期是一場活動策劃取得成功的重要因素之一。除了確保多數志愿者能夠出席之外，選擇活動日期的時候還要考慮其他因素。例如在活動日期得前后時間是否還會有其他活動的進行？如果你打算邀請有孩子的家庭，因此最好就不要選擇在上學日的晚上舉辦活動。客人們不會待到很晚，因為明天早上他們要上班，孩子也得上學，都需要早早地起床。把活動時間安排在周末會更加合適，這樣還可以避免同一個家庭因為父母從工作單位到達活動現場而不得不使用兩部車子的情況發生。如果你仍然堅持在工作日的晚上舉辦活動，那么就需要知道孩子們是否快要考試或者是目前正在考試？如果答案是OK的話，你的活動則必然會受到影響。
      某公司計劃在萬圣節后的第二天晚上舉辦他們的慶典活動，參加活動的客人有青少年和兒童。這樣的計劃方案就存在考慮欠妥的地方：因為連續經歷兩個忙碌而令人興奮的夜晚，未成年人會感到過度疲勞，因此會對第二天晚上的慶典活動產生厭煩情緒，而且如果父母不允許孩子連續兩個晚上都在外面待到很晚，慶典活動的出席率也將受到影響。

在制訂最終計劃之前還要考慮季節因素。例如5月份和6月份傳統上是舉行婚禮和學校畢業舞會的高峰月份，而11月和12月則通常是大小節日接連不斷。向活動會場的負責人詢問清楚是否還存在什么要注意的方面。比如說兩家相互競爭的企業同時準備推出自己的新產品，預訂了同一家酒店，雙方都在努力爭取相同的客人去參加自己舉辦的推介會。
      氣候也是必須要考慮的因素之一。由全球氣候變暖導致的氣候變化，已經不再像從前那樣具有可預測性，需要對氣候記錄進行檢查。弄清楚是否你要去的目的地正處在一年中雷暴、龍卷風或者水災頻發的季節。了解該地區是否會有什么颶風季節。詢問清楚當地是否在某段時間道路因為暴風雪的影響而無法通行。這種情況會對在活動策劃的第一步就是要確定年份，如同確定預算一樣，確定活動時間應該從后向前安排——確定年份、月份、星期以及具體的日期。在活動的統籌安排上列出進駐場地、安裝設備、演練、正式活動、拆除設備和撤離等多方面的要求，來確認自己是否有充分的時間來進行相應的活動策劃以及相應的物資準備。