在你舉辦活動(dòng)的同時(shí)，是否有一些重大的體育賽事也在舉辦？
     某企業(yè)客戶(hù)選擇在世界棒球巡回賽期間舉辦一次特別的國(guó)外活動(dòng)。公司做了最充分的準(zhǔn)備，甚至租賃了一家私人飛機(jī)，如果客人的家鄉(xiāng)隊(duì)闖進(jìn)決賽，公司將動(dòng)用飛機(jī)將客人載回國(guó)內(nèi)觀(guān)看比賽。在考慮選擇活動(dòng)日期的時(shí)候，千萬(wàn)不要低估了體育賽事的重要性—尤其是季后賽。查看所有的賽事安排，并做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)記錄。
     另一家公司舉辦的晚會(huì)，情況卻不甚樂(lè)觀(guān)。該活動(dòng)策劃公司精心策劃了客戶(hù)答謝宴會(huì)，挑選了豐盛的菜式，并且仔細(xì)安排了上菜細(xì)節(jié)。對(duì)于多數(shù)細(xì)節(jié)，該公司可謂面面俱到，但是卻忽略了一個(gè)重要細(xì)節(jié)。顯然在活動(dòng)策劃人里沒(méi)有一個(gè)是體育愛(ài)好者，也沒(méi)有人認(rèn)真做好調(diào)查工作。宴會(huì)安排的時(shí)間里恰好有一場(chǎng)重要的棒球季后賽。策劃人提前收到了邀請(qǐng)回復(fù)，并且與酒店簽訂了雞尾酒和晚宴的人數(shù)保證協(xié)議。邀請(qǐng)的客人總計(jì)150位，結(jié)果只有45位到場(chǎng)，公司計(jì)劃的宴會(huì)規(guī)?？墒?50人啊。

即便活動(dòng)當(dāng)天客人致電取消先前計(jì)劃，要調(diào)整客人數(shù)量也為時(shí)已晚。到場(chǎng)的45位客人在為150人準(zhǔn)備的宴會(huì)廳里無(wú)所適從。那些沒(méi)有到場(chǎng)的客人，有一些在球賽現(xiàn)場(chǎng)觀(guān)戰(zhàn)，有一些在家里觀(guān)看電視直播，還有一些對(duì)市中心望而卻步，因?yàn)檠鐣?huì)地點(diǎn)安排在了那場(chǎng)棒球季后賽和其他一些重大賽事舉辦地附近的區(qū)域，這些客人不想身陷擁堵的交通之中。比賽時(shí)間和宴會(huì)時(shí)間的互相沖突，造成了這一令人尷尬的場(chǎng)面。
     如果活動(dòng)策劃人員在做出最終決策前預(yù)計(jì)到時(shí)間方面的沖突，即便在無(wú)法更改日期的前提下，也是可以想出對(duì)策挽教活動(dòng)的。這時(shí)如果可以放棄在市中心區(qū)域的酒店舉辦活動(dòng)，而把活動(dòng)地點(diǎn)選在更有吸引力的地方，這樣或許可以力挽狂瀾。有許多華美高檔的酒店和私人俱樂(lè)部可供主辦公司選擇，任何一家都可以舉辦宴會(huì)和演講。那樣或許可以吸引更多的人前往參加，人們可以遠(yuǎn)離交通擁擠的市中心，可以輕而易舉地泊車(chē)入位。
     如果活動(dòng)策劃人員提前發(fā)現(xiàn)了自己的活動(dòng)和其他活動(dòng)在時(shí)間上的沖突，那么還可以安排一次體育專(zhuān)場(chǎng)的主題活動(dòng)，并配備大屏幕電視。更好的做法是在比賽舉辦的體育場(chǎng)預(yù)訂私人包廂，并在那里舉辦活動(dòng)。如果活動(dòng)高檔豪華、生動(dòng)有趣、非比尋常，人們會(huì)不假思索地參加，即便是交通阻塞也無(wú)法冷卻他們參加活動(dòng)的熱情。