為了找到適合的活動地點，盡量把活動策劃的一切內容做到完美無瑕，花費時間和精力都是值得的。如果要準備舉辦戶外的活動，就要知道日落的時間，以適當配合雞尾酒會的時間。這樣一來不需要花費額外費用就可以欣賞到壯觀的日落景觀。不要忘記了解一下天氣情況，你總不想正值雨季的時候進行戶外活動吧？每個季節都有自己的天氣特點，在確定活動場所和預算時，要把這些因素考慮進來。即使我們無法預測天氣，也可以先做或準備工作。客人的舒適程度和第一印象始終是至關重要的。
     如果在國外舉辦會議的話，選擇在淡季最合適不過了。在你預訂場所前，要考慮到天氣狀況會給會議造成的影響。在你最終作決定之前，與當地的旅游部門取得聯系，弄清楚當地以前的天氣情況，像氣溫、降水和濕度等。要掌握官方的天氣數據，因為數據是可以得到的，而不要僅僅接受口頭報告。盡管在你舉辦活動的同期，當地沒有下雨或下雪的記錄，但是也要為戶外活動做好天氣方面的準備，因為加拿大的班夫地區就曾在6月份下過雪。
     隨著全球的氣候變暖，天氣狀況也隨之改變，再也不能像從前那樣可以很準確地預測天氣了。一些極端惡劣的天氣出現得更加頻繁，我們也曾目睹過當天有不測時，那些沒有很好準備的城市發生過什么。一定要熟悉活動會場的安全措施以及取消活動的條款。仔細審查合同中的解約條款。確保客戶清楚了解，因不可預測的因素，如天氣或“非典”等地區性傳染病而臨時取消活動所應承擔的全部費用。對活動策劃人員而言，最重要的不僅是認識到違約金問題，而且要能夠預見到突發事件給客戶帶來的經濟損失。策劃人必須準備一份完整的風險評估計劃，其中要有做出恰當決策的計劃和向客戶提供的違約保險措施。

     舉辦戶外活動，一定要選個好天氣。如果在活動當天（或者稍早一點，這取決于活動會場布置的需求）天氣看上去不妙的話，要與客戶商量好，何時對活動地點進行最終確認。對于有些活動舉辦地來說，高溫并不是問題。像在拉斯維加斯，溫度可以飆升到100華氏度以上，但這絲毫不影響活動的進行。帶空調的大客車或者豪華轎車把客人從有空調的飯店接到活動會場。白天不論是開會還是去游泳，都會令人很愜意；客人可以去休閑地散步。總之酒店和賭場很近，客人可以一直在室內活動。所有的行程都是從飯店到車上，再到活動場所之間的往返，而且所有地點都帶有空調設備。因此高溫根本不是問題。
     天氣也會影響水溫和水生物。在南方某些地區舉辦活動，由于夏季比冬季水溫高得多，因此水中的水母也較多。如果在游船上舉行會議，如果包租游艇出航，就需要明確要為客人準備多少遮陽避雨裝備。如果突降暴雨的話，是不是所有人都能進行避雨？遮陽設備又是否準備夠了？
     成都成都活動策劃公司提醒大家一定要記住天氣隨時隨地都會影響你的活動。一定得學會未雨綢繆。舉辦露天活動時，天氣情況更是至關重要，尤其是在較涼的氣候條件下，活動場地的選擇關鍵是要與活動內容和客人相吻合。