請簽訂合約的帳篷租賃公司派人和活動策劃人員一起到活動現場進行考察，以便決定哪種帳篷最適合活動需要。帳篷的外觀漂亮與否是次要因素，關鍵的還是要看與活動場地的風格是否搭配，是否能滿足你的特殊要求。成都成都慶典策劃公司將告訴你，帳篷需要以鋼釬固定還是承重物固定，以及由此帶來的額外費用。例如在停車場搭建帳篷，如果使用鋼釬固定，就會破壞停車場的地面，在這種情況下則應該采用承重物固定。如果是在田野搭建帳篷，就可以使用鋼釬固定型帳篷。如果帳篷搭建在有樹的地方，要讓帳篷頂超過樹高；而如果有低垂的電線，帳篷頂則需要低于電線。
      活動策劃人員不可以僅僅只是看帳篷的外觀，而要了解哪種帳篷最適合你的活動場地。在沒有對所有情況進行現場考察前不可以簽合同。活動策劃人員在進行現場考察時，帳篷租賃公司、酒宴承辦商以及桌椅供應商都要到場。不建議大家直接主觀臆斷，要做精確的測量。

     此外還要考慮到其他因素。酒宴承辦商要說明他們的需求。以便他們避開客人準備飯菜？如果在帳篷里做飯，帳篷要有良好的通風條件。他們在照明和用電方面有哪些要求？活動場地的地面是否是平整的？如果不是的話就必須鋪地面。此外還要了解對于帳篷需與建筑物保持多遠距離的相關消防規定。
      準備在其上搭建帳篷的土地歸誰所有？是否需要帳篷許可證？是否需要搭建許可證？是否需要土地使用許可證？你可能會在飯店所在地搭建帳篷，飯店擁有土地使用權。而如果是在公園里舉辦活動，則需要得到當地公園和娛樂部門的批準以及用地許可。需要用水許可證嗎？需要接通水電，還是需要白帶發電機？由誰負責辦理這些許可證？每次活動的情況都會有所不同，因而沒有統一的標準。所以活動策劃者一定得要反復檢查，多查看幾次。在合同中要詳細寫明由誰負責辦理哪種許可證，并在活動開始前拿到各許可證的復印件。在活動舉辦的當天，隨時備好所有許可證，以備檢察員的到訪。此外還要在文檔中留一一個備份。