經(jīng)常會(huì)有很多客戶跑上來(lái)說(shuō)要做一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)，讓我出一份活動(dòng)宣傳方案。然并卵，很多活動(dòng)信息并沒(méi)有給到我們。然后我們一般會(huì)對(duì)客戶的企業(yè)形象，企業(yè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析了解，并進(jìn)行診斷，最終再給出項(xiàng)目整體方案。所以活動(dòng)策劃公司在辦公關(guān)活動(dòng)前期必須要做哪些流程？

一、了解活動(dòng)基本信息

1、舉辦公關(guān)活動(dòng)的目的是什么？推廣品牌知名度還是產(chǎn)品的推介會(huì)？

2、什么時(shí)候舉辦這場(chǎng)活動(dòng)？

3、要在一天中的那個(gè)時(shí)間段舉辦活動(dòng)？上午的10點(diǎn)以后還是下午的2點(diǎn)以后？

4、參與的對(duì)象是誰(shuí)？客戶還是媒體記者？

5、想在什么類型的場(chǎng)地舉辦？高端大氣上檔次還是低調(diào)奢侈有內(nèi)涵？

6、活動(dòng)的預(yù)算大概是多少？

然后我們根據(jù)這些信息去做相對(duì)應(yīng)的策劃方案，拿到手的活動(dòng)基本信息越充足，那么制作出來(lái)的方案就會(huì)越貼近客戶的需求。

二、確認(rèn)活動(dòng)主題

活動(dòng)主題是針對(duì)活動(dòng)內(nèi)容本身的高度概括，它對(duì)整體活動(dòng)的本身起到一個(gè)很重要的引導(dǎo)作用，能讓參與的嘉賓，也就是參會(huì)對(duì)象對(duì)這次活動(dòng)理解的程度，如果連參會(huì)對(duì)象都不知道你的活動(dòng)主題想表達(dá)什么？那說(shuō)明這次活動(dòng)肯定是失敗的，所以一個(gè)好的活動(dòng)主題對(duì)活動(dòng)策劃執(zhí)行的成敗至關(guān)重要，好的活動(dòng)主題能易于傳播，讓活動(dòng)效果最大化。要確認(rèn)活動(dòng)的主題首先得提煉公關(guān)活動(dòng)的賣(mài)點(diǎn)是什么？然后根據(jù)活動(dòng)的目標(biāo)和參會(huì)對(duì)象進(jìn)行優(yōu)化，總之活動(dòng)主題一定要突出本次活動(dòng)的特色（亮點(diǎn)）所在。

三、場(chǎng)地推薦指數(shù)

根據(jù)客戶的活動(dòng)基本信息再去尋找場(chǎng)地，例如一般發(fā)布會(huì)都會(huì)選擇在五星級(jí)酒店舉辦，那我們就推薦五星級(jí)酒店，會(huì)議廳的面積、會(huì)議廳的居高、會(huì)議室的容納人數(shù)、燈下高度都需要我們知道的一清二楚，在找場(chǎng)地的同時(shí)一定要多準(zhǔn)備幾家，甚至用推薦指數(shù)來(lái)標(biāo)明哪家五星級(jí)酒店的服務(wù)最高，曾經(jīng)舉辦過(guò)什么類型的活動(dòng)，最后找到最匹配此次活動(dòng)的場(chǎng)地方。

四、活動(dòng)預(yù)算統(tǒng)計(jì)

舉辦一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)，首先要知道活動(dòng)的預(yù)算以及總體的預(yù)算費(fèi)用，一般來(lái)說(shuō)，活動(dòng)預(yù)算要么由主辦方提前告訴活動(dòng)公司，活動(dòng)公司根據(jù)主辦方的預(yù)算來(lái)進(jìn)行活動(dòng)的策劃和預(yù)估可執(zhí)行性和可操作性，還有一種情況就是主辦方給不出活動(dòng)預(yù)算，需要活動(dòng)公司自行報(bào)價(jià)。

不管主辦方是否有給出實(shí)際的預(yù)算，我們都需要給出一份詳細(xì)的活動(dòng)報(bào)價(jià)清單；里面包括嘉賓邀請(qǐng)函、住宿、交通費(fèi)、場(chǎng)地租金、現(xiàn)場(chǎng)布置費(fèi)用、食品、飲料、裝飾、舞臺(tái)布置、舞美燈光、特殊效果、物料制作、攝影攝像、宣傳材料、公關(guān)費(fèi)用、媒體、演藝人員費(fèi)用各種雜費(fèi)等。而且預(yù)算清單一定要一目了解，客戶能看懂。

五、借助媒體傳播

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，各種類型的活動(dòng)都希望借助傳媒、新媒以及網(wǎng)紅、KOL等名人資源來(lái)宣傳公關(guān)活動(dòng)，有時(shí)候從舉辦活動(dòng)本身來(lái)說(shuō)線上帶來(lái)的效果往往比線下還要好，因?yàn)楝F(xiàn)在智能手機(jī)在國(guó)內(nèi)已經(jīng)很普及，很多用戶都是從網(wǎng)上獲取信息和查閱自己喜歡看的內(nèi)容。所以就有了現(xiàn)在的數(shù)字化活動(dòng)，一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)肯定是需要借助媒體來(lái)傳播的，首先得確認(rèn)邀請(qǐng)哪些媒體、名人到現(xiàn)場(chǎng)參加，哪些媒體只需要線上發(fā)通稿即可。然后是否需要現(xiàn)場(chǎng)直播互動(dòng)以及網(wǎng)紅直播。目前這些玩法在很多活動(dòng)中都能看到。甚至活動(dòng)預(yù)算充足的話可以投放一些微信大號(hào)。

六、活動(dòng)創(chuàng)意點(diǎn)

創(chuàng)意點(diǎn)對(duì)活動(dòng)是比較重要的，創(chuàng)意是公關(guān)活動(dòng)整體的紐帶，是讓品牌和消費(fèi)者能形成相互了解的一個(gè)橋梁，對(duì)于一個(gè)品牌來(lái)說(shuō)，一場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)如果沒(méi)有好的創(chuàng)意點(diǎn)，那么也就沒(méi)有新聞話題和亮點(diǎn)；把公關(guān)活動(dòng)的創(chuàng)意點(diǎn)大致可以分為3種；

1、策略創(chuàng)意：一般大型公司都會(huì)有自己的全年公關(guān)策略計(jì)劃，公關(guān)活動(dòng)只是其中的一小塊，在想公關(guān)活動(dòng)Idea的時(shí)候必須要圍繞著品牌全年的的公關(guān)策略來(lái)進(jìn)行，然后再進(jìn)行整體性的創(chuàng)意思路。

2、形式創(chuàng)意：形式創(chuàng)意包括“發(fā)布會(huì)、項(xiàng)目路演、會(huì)議論壇、活動(dòng)贊助、事件營(yíng)銷(xiāo)等”等等。

3、執(zhí)行創(chuàng)意：執(zhí)行創(chuàng)意是比較關(guān)鍵的一步，包括針對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的空間展示、舞美設(shè)計(jì)以及平面設(shè)計(jì)、活動(dòng)環(huán)節(jié)亮點(diǎn)、互動(dòng)視頻的制作、高科技的呈現(xiàn)，例如最近比較流行的AR、VR技術(shù)就可以融入到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)中去。讓參會(huì)對(duì)象參加完活動(dòng)知道這是怎么樣的一個(gè)品牌，對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的亮點(diǎn)有深刻的影響，并形成口碑上的傳播。

七、活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案

應(yīng)急預(yù)案一般只會(huì)在大型的公關(guān)活動(dòng)當(dāng)中出現(xiàn)，參會(huì)人數(shù)達(dá)到1000人以上，百人規(guī)模的活動(dòng)基本沒(méi)出現(xiàn)事故，反之千人以上的活動(dòng)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)，例如上海外灘跨年夜踩踏事件、某活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)打架事件等等，從活動(dòng)公司專業(yè)角度來(lái)說(shuō)，無(wú)論活動(dòng)規(guī)模的大小都需要出一份應(yīng)急預(yù)算并且要完整的執(zhí)行下去。

1、活動(dòng)預(yù)警：在活動(dòng)舉辦的前三天查看當(dāng)天的天氣預(yù)報(bào)情況，根據(jù)實(shí)際的情況，對(duì)室外的活動(dòng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整或延期，如果是內(nèi)場(chǎng)活動(dòng)，可以在活動(dòng)前一天給到會(huì)的嘉賓發(fā)天氣情況的訊息。

2、場(chǎng)地消防：與場(chǎng)地方一起檢查場(chǎng)地周邊消防措施是否齊全到位，是否有緊急疏導(dǎo)人群出入口。

3、醫(yī)療預(yù)案：在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備醫(yī)療箱，準(zhǔn)備一些常規(guī)的藥品和創(chuàng)可貼以及紗布等等。

做活動(dòng)就是要做到防患于未然，作為活動(dòng)的負(fù)責(zé)人一定要想到一切可能發(fā)生的點(diǎn)，不能等到發(fā)生才會(huì)后悔莫及，因?yàn)樽龌顒?dòng)不是拍電影，沒(méi)有補(bǔ)救的余地，所以多看多做多想就對(duì)了。