會議活動策劃是一個極其豐富的概念。任何小小的疏漏都會給事件的結(jié)果帶來不可預(yù)測的風(fēng)險。那么如何為一個成功的會議做準(zhǔn)備呢？會議規(guī)劃的三大要素是什么？事實上，會議活動的規(guī)劃遠(yuǎn)沒有這么簡單。它是一個極其豐富的概念，是保證會議活動成功的前提。

會議的目的需要對傳播主體進(jìn)行準(zhǔn)確的分析。因此，在規(guī)劃會議活動之前，必須對企業(yè)形象的現(xiàn)狀進(jìn)行診斷，為所選擇的活動目標(biāo)和方法提供依據(jù)。一般來說，會議活動的目標(biāo)應(yīng)服從樹立企業(yè)形象的總體目標(biāo)，會議活動的目標(biāo)應(yīng)明確、具體、可行、可操作。設(shè)定你的目標(biāo)意味著知道如何選擇最近和最安全的道路。

會議活動的主題是對會議活動內(nèi)容的高層次概括，在整個會議活動中起著指導(dǎo)作用。主題設(shè)計是否得當(dāng)，對會議活動的成效有很大影響。這一精致的主題別具一格，關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，易于傳播，很容易將活動推向高潮，而且隨著時間的推移，依然新鮮。表達(dá)主題的方式有很多。它可以是一個口號，一個聲明或一個表達(dá)。會議的主題設(shè)計似乎很簡單，但并不容易。一個好的主題設(shè)計需要考慮三個因素：

（1） 滿足活動目標(biāo)，即活動主題必須與活動目標(biāo)一致，并能充分表達(dá)活動目標(biāo)；

（2） 會議信息特征，即活動主題信息應(yīng)具有獨特性和新穎性，具有鮮明的個性，突出活動特點；

（3） 會議的公眾心理，即活動的主題要符合公眾心理的需要，主題要感人，具有強(qiáng)烈的感染力。

即分析定位目標(biāo)受眾。會議活動是針對不同的目標(biāo)客戶、不同的政策進(jìn)行的，只有確定了目標(biāo)客戶，才能制定有效的會議活動計劃。經(jīng)濟(jì)條件、生活習(xí)慣、價值觀和利益要求的差異，會使目標(biāo)客戶群呈現(xiàn)出不同的特點。總之，對目標(biāo)客戶群的了解越透徹，公關(guān)目標(biāo)就越有針對性，實施效果就越好。會議策劃不是一項單一的工作，而是一個有計劃、有創(chuàng)意地解決復(fù)雜而具體問題的過程。但所有這些過程都需要強(qiáng)有力的實施，否則之前的所有努力都是徒勞的。