對于大型會議活動，在安排、排練、正式會議活動和拆除設備的過程中，可能發生食品、休息和人工等費用。你的預算包括這些費用嗎？合同是否規定這些費用應列入總帳？有沒有其他的服務公司來安裝設備？酒店的其他會議活動是否會影響他們的安裝工作？

明確你的義務。你想為安裝設備的工作人員付伙食費嗎？用餐時間算小時嗎？員工餐費是單獨收取還是包含在簽約服務公司的書面預算中？有時你不必為食物付錢，但要確保你知道。你需要付更多的定金嗎？酒店需要支付其他外交安排的費用嗎。燈光工程師和舞臺工作人員可能有不同的用餐時間表，以確定誰負責和監督所有用餐事宜。

如果你雇傭了兩個不同的服務公司，一個是舞臺服務公司，另一個是視聽服務公司，確保他們知道彼此的日程安排，避免沖突。理想的情況是，負責舞臺的公司可以同時完成視聽設備、燈光和舞臺布景的工作。***找一家能提供***的公司來滿足你的所有要求，但是要平衡***和單一服務的價格。你可能只需要一個簡單的舞臺，對燈光和視聽的要求不亞于搖滾音樂會，或者你需要一個復雜的舞臺而只需要簡單的燈光。了解提供套餐服務的公司是否有您需要的設備，或者您是否可以根據需要租用設備。你需要確保你得到的設備最能滿足你的要求，而不僅僅是使用現有的設備。

在安裝視聽設備的工作人員到達之前，你需要做什么安排？比如吊燈是否應拆卸，入口門高度是否足夠，通風口是否應關閉以防噪音等，安裝工作能否***限度地順利進行？例如，您需要為員工做好哪些準備，以確保他們獲得最多的工作時間？當然，你不想在安裝團隊到達后等其他人離開大廳和走廊。你必須比他們早到，為他們的到來做準備。

了解所有可能的額外費用。例如，在總賬單中，人員工資和電費是按固定標準收取還是按實際使用情況收取？根據過去在會場舉行的會議活動，估計費用并列入預算。同時，預留10%的預算，實際成本低于預算要好于高于預算。另外，一定要要求一個網站的成本書面估計。