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大型會議活動的規劃預算是多少? - 活動策劃公司

時間:2020-03-15

對于大型會議活動,在安排、排練、正式會議活動和拆除設備的過程中,可能發生食品、休息和人工等費用。你的預算包括這些費用嗎?合同是否規定這些費用應列入總帳?有沒有其他的服務公司來安裝設備?酒店的其他會議活動是否會影響他們的安裝工作?

明確你的義務。你想為安裝設備的工作人員付伙食費嗎?用餐時間算小時嗎?員工餐費是單獨收取還是包含在簽約服務公司的書面預算中?有時你不必為食物付錢,但要確保你知道。你需要付更多的定金嗎?酒店需要支付其他外交安排的費用嗎。燈光工程師和舞臺工作人員可能有不同的用餐時間表,以確定誰負責和監督所有用餐事宜。

如果你雇傭了兩個不同的服務公司,一個是舞臺服務公司,另一個是視聽服務公司,確保他們知道彼此的日程安排,避免沖突。理想的情況是,負責舞臺的公司可以同時完成視聽設備、燈光和舞臺布景的工作。***找一家能提供***的公司來滿足你的所有要求,但是要平衡***和單一服務的價格。你可能只需要一個簡單的舞臺,對燈光和視聽的要求不亞于搖滾音樂會,或者你需要一個復雜的舞臺而只需要簡單的燈光。了解提供套餐服務的公司是否有您需要的設備,或者您是否可以根據需要租用設備。你需要確保你得到的設備最能滿足你的要求,而不僅僅是使用現有的設備。

在安裝視聽設備的工作人員到達之前,你需要做什么安排?比如吊燈是否應拆卸,入口門高度是否足夠,通風口是否應關閉以防噪音等,安裝工作能否***限度地順利進行?例如,您需要為員工做好哪些準備,以確保他們獲得最多的工作時間?當然,你不想在安裝團隊到達后等其他人離開大廳和走廊。你必須比他們早到,為他們的到來做準備。

了解所有可能的額外費用。例如,在總賬單中,人員工資和電費是按固定標準收取還是按實際使用情況收?。扛鶕^去在會場舉行的會議活動,估計費用并列入預算。同時,預留10%的預算,實際成本低于預算要好于高于預算。另外,一定要要求一個網站的成本書面估計。

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活動策劃攻略
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