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如何安排大型會議的會場規劃?什么需要注意? - 成都活動策劃公司

時間:2020-05-04

原題:大型會議活動策劃場地如何安排?什么需要注意?

活動策劃公司在安排會議空間時,必須與會議主題相適應,以免偏離會議主題。無論是音樂風格的選擇,還是餐桌的類型,都必須有明確的要求。今天,讓我們分享一下如何安排大型會議活動的場地?我們應該注意什么?

安排中最重要的是要切中要害,要符合會議的主題。在安排會場時,你不能想任何事,也不能做任何事,更別說去天上了。相反,你應該根據組織者的要求、會議的性質等方面進行安排,以突出會議的目的和宗旨。比如,如果要舉行度假型的會議可以在游艇上舉行,整個會議場地的風格可以設置得非常個性化和輕松。這是會議公司在策劃時應該提前做好的。

雖然與會人員不會對會場的布局有任何特別的偏好,但在進入會場的那一刻,他們心里會有一種非常直觀的心理感受,所以我們最好讓會場干凈有序,這樣才能體現會議的規律性。

會議組織者通常關心會議的效果。老實說,如果他們想選擇回到繁忙的會議場地和舒適的會議環境,大多數人都會選擇舒適的會議環境。此外,他們更關心會議公司在設立會場時需要使用的費用。最好能以最經濟的方式實現他們的想法,所以在安排會議空間時盡量簡單。

如果是內部活動,參與者可以在現場工作,所以開放時間非常靈活。但是,如果他們都在9點鐘去上班,他們不適合在10點鐘開始活動。因為他們可能收發電子郵件、回電話或處理其他緊急情況。如果有人要趕去開會,不宜過早開始。因為如果他們在交通高峰期,他們將不得不承擔更高的通行費,或者在路上浪費很多時間。然后做出一個折衷的安排,從11:00開始,12:30吃午飯,1:30到3:00開會。

如果下午舉辦活動是個不錯的選擇,你可以選擇午餐開始活動,這樣大多數參與者可以在活動開始時準時到達。這樣做的缺點是,很難準確預測準時參加午餐會的人數,所以吃多少也是個問題。

是否取消晚間活動值得市場研究。這樣,我們可以看到,有多少潛在的會議代表認為,這樣一個半天的晚上會議是完全可以接受的。例如,忙碌的專業人士可能會發現提前參加活動是可能的。注意不要忽視有家庭責任的人,比如那些需要帶孩子回家的人。同時,晚上更容易找到合適、實惠的地方——比如大學或學院的教室也是空的,晚上有很多地方可以停車。同樣,安排一些點心也是合理的,因為有人會直接從工作場所來參加活動。

特別是,有些人可能要旅行幾個小時才能參加半天的活動或從那里返回。如果他們不能達到預期的結果,他們會非常不高興。這意味著您必須清楚地描述您的目標受眾、您的合作伙伴組織、活動的預期效果等。你可以參考本書中關于組織大型會議專題討論的詳細建議,調整活動的基本思路、效果和時間。

有時它值兩三個半天的活動。你可以在同一天的不同時間,在一周的不同時間,或在不同的地點舉行活動。這樣,潛在的與會者可以選擇他們想要的任何東西。但這樣的活動往往沒有主題演講——很少有人愿意重復同一個演講幾次。但是,宣傳活動是不同的。主辦方會發現,重復的活動會吸引更多的目標觀眾。

當然,理想情況下,您希望代表們在會議開始時到達,因此您應該在會議開始時安排一些看起來非常重要的事情。然而,即使是短期活動,代表也常常遲到。所以最好在正式開始后15分鐘安排最重要的活動。這樣,我們可能都在這里,不會錯過重要的事情。

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活動策劃攻略
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