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會議策劃的基本過程與技巧 - 成都活動策劃公司

時間:2020-05-04

具體工作流程主要包括以下具體事項,即會議目標(biāo)規(guī)劃、確定會議主題和議題、選擇會議地點、澄清會議嘉賓、發(fā)言人、聽眾、制定會議日程、準(zhǔn)備會議材料、會議宣傳推廣等,最后,準(zhǔn)備會議接待計劃,即計劃等

會議策劃的實質(zhì)是具體回答以下六個關(guān)鍵問題,即:會議目標(biāo)(為什么)-為什么召開會議,會議主題和主題(什么)-召開什么會議,誰(誰)-誰將參加會議,會議時間(何時)-何時召開會議,會議地點(哪里)-在哪里召開會議,以及會議形式。

會議的目的是會議組織者的期望和會議的具體任務(wù)。因此,會議目標(biāo)制約著會議的議題和議程,決定著會議的類型,指導(dǎo)著會議的結(jié)果。

2) 會議主題和主題規(guī)劃(什么)-將舉行什么會議

會議主題和主題策劃是會議策劃的重要組成部分。會議主題是圍繞會議目標(biāo)的主線,貫穿會議的所有議題,是會議的靈魂。會議的主題是與主題密切相關(guān)的具體問題,并投入到會議的討論或解決中。成功與主題具有強烈的感染力,對吸引社會關(guān)注、樹立會議形象、實現(xiàn)會議目標(biāo)、提高會議效率等具有重要作用,而主題與主題的不恰當(dāng)確定是導(dǎo)致會議失敗的最致命原因之一

[1] 會議的主題要有針對性,緊緊聯(lián)系某一領(lǐng)域的熱點難點問題,緊緊把握時代脈搏,離實際不能太遠

[2] 向前看。會議議題要適度超前于某一領(lǐng)域的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢。他們應(yīng)該進一步深入地審視問題,能夠有效地反映某一領(lǐng)域的發(fā)展趨勢,而不僅僅局限于現(xiàn)狀。

[3] 適度。會議議題數(shù)量要適度,避免過多的議題導(dǎo)致會議時間過長,降低會議效率

[4] 優(yōu)先權(quán)。要區(qū)分議題的優(yōu)先性和優(yōu)先性,明確中心議題或主要議題,確保與會人員把重點放在最重要的議題上。

[5] 充分性。專題準(zhǔn)備必須充分。制定專題時,應(yīng)提交有關(guān)背景資料,供討論和決策時參考。

[6] 專注。與內(nèi)容有關(guān)的主題應(yīng)適當(dāng)集中或合并,以避免和減少重復(fù)討論。(2) 議程規(guī)劃的一般程序

為了更好地確定問題,會議組織者可以征求相關(guān)機構(gòu)和行業(yè)專家的意見,也可以對與會人員進行調(diào)查,以便他們提出建議。在此基礎(chǔ)上,會議組織者將綜合各方面的意見,結(jié)合會議的定位,確定會議議題。

3) 誰-誰參加會議

參與者是會議活動的主體,選擇合適的目標(biāo)參與者是會議成功的基本前提。確定參與者時應(yīng)遵循以下原則(見表3-2):

會議上的報告、講話、講話、辯論、質(zhì)詢、答復(fù)、談話和發(fā)言,屬于具體的講話形式。發(fā)言人是這次會議的賣點之一。會議發(fā)言人的聲譽、地位和水平對人們是否出席會議有重要影響。因此,會議組織者應(yīng)精心安排發(fā)言人,并盡量邀請高級別發(fā)言人參加會議。確認會議發(fā)言人需要具備以下規(guī)劃技能(見表3-3):

4) 什么時候開會

會議時間規(guī)劃主要解決兩個問題:何時召開會議和會議時間長短。

[1] 時間原則:選擇合適的時間召開會議。會議的目的是解決這個問題。解決問題的正確時機是決定會議成功與否的因素。選定的時間是有意義的,并且可以襯托會議的主題。適時開會

[2] 合理原則:符合人的生理和心理規(guī)律。勞逸結(jié)合有利于促進工作。例如,星期一和星期五接近每周的常規(guī)假日。參與者可能會受到節(jié)日活動的影響,不容易集中注意力,因此不適合在上午2:3和8:3舉行會議。一個10:30,下午3:00,0-5:00是會議最有效率的時間段,午飯后的時間是每個人放松的時間段。

[3] 可操作性原則:根據(jù)行業(yè)特點或參與者時間合理安排,盡量避免因時間安排不當(dāng)造成參與者缺席。例如,每年的旅游博覽會通常安排在旅游淡季。對于重要領(lǐng)導(dǎo)參加的會議,要特別注意協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)參加會議的時間,避免相互沖突

會議時間的長短需要從以下兩個方面考慮:

第一,實際需要。會議時間的長短應(yīng)根據(jù)會議的實際需要確定。主要考慮的是會議議程能否完成第二次會議的發(fā)言,與會者能否充分表達意見,是否需要留出一定的彈性時間,以應(yīng)對不確定性。

通常,會議持續(xù)時間超過一天(含一天)的會議包括許多儀式和社會活動,因此有必要在會議的時間長度上給予充分的時間安排。具體會期的安排應(yīng)根據(jù)會議議程、儀式和其他要求的內(nèi)容確定

第二,會議的成本和效率。會議時間越短,成本越低,效率越高。考慮到與會人員的生理特點,會議持續(xù)時間超過一天的會議一般需要安排成幾次小型會議,每次會議控制在一小時以內(nèi)。一旦會議超過一個半小時,就會引起與會者的疲勞、注意力不集中和抱怨,效率就會降低。

5) 哪里-在哪里見面

會議地點的選擇實際上包括兩層含義:一是選擇會議召開的地點,即在哪個國家、地區(qū)和城市;二是選擇會議召開的地點。最后,會議將在一個城市的特定地點舉行。會議場所規(guī)劃是一項系統(tǒng)工程,需要綜合考慮各種因素。會議地點的選擇因素如下:

會議地點的選擇往往超出了會議本身的意義,具有濃厚的政治和經(jīng)濟色彩。會議策劃者非常關(guān)心會場的聲譽,能否產(chǎn)生良好的政治和經(jīng)濟效果,而理想的會場能夠提高會議的地位和聲望。另外,場館的氣候是否理想,場館周邊環(huán)境是否有吸引力,場館的空氣質(zhì)量和噪聲水平如何,能否營造出適宜的氛圍和環(huán)境,突出會議主題,為會議營造良好的氛圍,以往的工作是否會場是否令人滿意,無論是主辦單位、參會人員還是其他人在會后是否曾經(jīng)舉辦或參加過會場,如何評價也是選擇會場時要考慮的一個因素。主辦地營銷活動的效率也會影響會議地點的確定

舉辦大型會議,需要調(diào)查會議舉辦地是否有必要的場館,以及住宿、餐飲、交通等基礎(chǔ)設(shè)施的接待情況。

住宿能力:可提供多少間客房,是否使用多間酒店,設(shè)施是否齊全

交通區(qū)位和基礎(chǔ)設(shè)施:主辦城市是否交通便利(2)是否有國際機場和充足的國際航線,或有相對重要的鐵路和高速公路;總體可達性如何?2。場館與交通集散中心的距離、參會人員入住酒店的距離、會議期間觀光考察點的距離以及交流的便利性。主會場與分會場的距離等當(dāng)?shù)鼗A(chǔ)設(shè)施是否適用和規(guī)范,必要時是否可以使用

會議主辦城市應(yīng)當(dāng)有相對平坦寬敞的道路和通暢的交通條件,并有充足優(yōu)質(zhì)的交通工具,如高檔出租車、公交車等,方便與會者進出會議場所和住宿酒店。會議組織者還可以租用車輛或委托旅行社安排交通工具,以便在集體活動中統(tǒng)一運送參與者。

你覺得服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)怎么樣?員工是否接受過專業(yè)指導(dǎo),著裝是否得體,服務(wù)是否周到,服務(wù)效率是否良好?會議場所可提供哪些娛樂活動,附近是否有商店、美容院和理發(fā)店?是否為會議代表提供交通服務(wù)?2。當(dāng)當(dāng)?shù)鼐用駳g迎來訪者時,接待機構(gòu)和社區(qū),甚至是接待倉庫如何

會議場所的住宿價格是否合適,所需會議空間的價格是多少,會議場所是否盈利,會議場所的價格和收費方式是什么,是否提供免費使用期限,是否有淡季折扣,是否需要支付押金,是否需要保險,某些設(shè)施是否有等候費等。

是否會有罷工、自然災(zāi)害、抵制和其他對牛的敵意,是否會有火警設(shè)施、消防出口、疏散程序、保險箱、住院醫(yī)生,離最近的急救中心和安全級別有多遠

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活動策劃攻略
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