紅星成都活動策劃公司綜合以往組織大型會議活動策劃的經驗與教訓，為大家梳理歸納出了在辦會過程中必須重視或留意的如下幾個問題。
（一）會務管理扁平化
要將”一人抓總，分工負責”作為辦會的首要原則確定下來，不折不扣地開始貫徹執行。堅決服從一人指揮，確保統一部署、統一安排、統一步調。（二）會務分工明晰化
根據會務總目標，將會務工作分解、分配到位，實現科學、合理地分工，使分工協作（如A/B角）、相互補位、責任到人的工作理念落到實處，以劃清邊界與責任，體現擔當與合力。
（三）會務人員精干化
“兵不在多而在精，將不在勇而在謀”，以工作量相對飽和為準則，由辦公室（綜合部門）工作人員為主來承擔會務，并由其負責到底，一般不臨時抽調其他人員，確保會務工作的穩定性與持續性。

（四）會務信息對稱化
從某種意義上說，會務工作是“流水”作業，容易因“信息不對稱”而受到梗阻”。所以會務分組時，每一組要有一人充當信息員，第一時間將信息傳遞給其他組（信息員），并傳達給組內每一位成員，為會務工作無縫銜接奠定基礎
（五）會務應變及時化
要未雨綢繆，編制會務接待、會議考察、會場應急等預案，以此縮短工作人員反應與處置的時間。根據現場臨時變化的新情況及相關方面的新要求，對事先無應對之策的突發事項要因地制宜，做到以變應變敢于負責。另外在面對新問題新需求時，要堅持首問負責制，及時提供全程代理式跟蹤服務。
（六）會務細節嚴密化
在會議運作過程中，要在細微的地方多下功夫，縝密思考細節，發現細節、觀察細節、溝通細節、處理細節，把簡單的、普通的事情做得盡善盡美，把復雜的、零亂的事情做得滴水不漏，使會務各項細節工作有條不紊地順利推進。