活動策劃的過程就如同一臺戲一樣，其舉辦需要搭臺的、唱戲的和看戲的。光搭好了臺，沒有唱戲的，那是空臺。光有唱戲的沒有舞臺，也就沒法施展技藝。有搭臺和唱戲的，但若沒有看戲的，那就是自娛自樂，沒有營銷對象，也就無從談起活動營銷。
由此可見要想辦好一場活動，搭臺、唱戲、看戲的三者缺一不可。
搭臺者
他們要承擔活動策劃創意、全程執行、媒體推廣、活動招商等一系列復雜瑣碎的工作。搭臺者包括主辦方、承辦方、協辦方、活動設備和服務供應商，以及其他支持單位。但是起核心關鍵作用的一定是活動策劃公司。大部分活動主辦、協辦、支持及指導單位掛一長串，那都是虛張聲勢，裝點活動門面用的，而真正干活的是活動策劃執行公司。一項活動最可怕的是牌子打得很響，操作的團隊卻是草臺班子。這樣的話其虎頭蛇尾草草收場的多，活動營銷的價值不大。什么樣的人干出什么樣的事，什么樣的團隊干出什么樣的活。所以活動營銷挑選活動運作團隊至關重要。

唱戲的
在活動的平臺上主要依靠三種人來”唱戲”，最重要的是主打嘉賓，如會議論壇中的演講嘉賓，演藝活動中的明星大腕，體育賽事中的運動健將。他們是一場活動的核心、亮點，眼球主要靠他們來吸引，注意力要靠他們來聚集。嘉賓的分量決定了活動的影響力。
第二是領導。大家都習慣于用出席領導級別的高低來衡量一場活動檔次的高低。甚至于有的地方政府辦活動，請領導成了頭等大事，不惜花重金托人進行公關活動。所以在領導的外圍就聚集了各色忙碌的“經紀人”。領導是用來撐門面和培養感情的，所以只需要他們出出場，最多上臺念一下稿就成。領導在觀眾眼里面子大光環多，活動組織者則將領導奉若神仙。大家各取所需皆大歡喜。
第三就是活動主持人。大型晚會論壇活動的主持人、慶典活動的司儀、拍賣活動的拍賣師等，他們是一場活動的門面，是將活動各個環節串起來的一根“金線”。出色的主持人能為活動增色很多。
看戲的
一場活動辦給誰看？這是活動策劃的出發點和落腳點。一場活動辛辛苦苦籌備大半年，到頭來沒人響應參與，那是活動運作的最大失敗。對于一場活動策劃來講，現場的人氣保障是非常重要的，是活動能否成功、能否獲得贊助商認可的前提條件。