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活動策劃執行崗位職責 - 成都活動策劃公司

時間:2021-05-25

  一、對甲方層面

  

  1.達成合作意向,簽訂《推廣合作協議》。

  

  2.積極跟進合同在甲方公司各層級的審批。

  

  3.跟進合同在自己公司各層級的審批。

  

  4.積極跟進合同的首付款到賬。

  

  二、策劃層面

  

  5.根據甲方意圖,結合自身優勢,選定時間、地點、形式、規模、參與人物等,與甲方反復協商并最終確認。

  

  6.時間:根據甲方推廣節點,及主要人物檔期,選擇日期時間。時長3小時左右的活動,最佳時間為星期四晚上,次選為星期六下午。時長1天的活動宜雙休日,商務型活動宜星期六,家庭型活動宜星期天。

  

  7.地點:高端商務型活動宜選五星級酒店或高級會所。如突顯藝術品位,亦可選設計型藝術酒店、畫廊、酒吧等。如無特殊要求,不建議戶外活動,天氣因素影響太大。可考慮半戶外場地,如連廊、灰空間等,需備室內B方案。

  

  8.規模:結合甲方需求,品牌推廣類最大規模可數千人的體育館演唱會等形式,一般的品牌推廣活動200-500人為宜。產品推廣類不宜超過100人,高端產品推廣類不宜超過50人。

  

  9.形式:以品牌推廣為目標的話,可以單向傳播為主的形式,以舞臺部分為主,由甲方委派的人員進行宣講、演示等,亦可增加論壇環節,邀請與甲方品牌相關人員,如學者、媒體人、客戶代表等進行談話。當然也可增加藝術表演環節,讓觀眾感受甲方品牌所倡導的審美及生活方式。以產品推廣為目標的話,則要注重與來賓(意向客戶)的互動交流,宴會、酒會等形式較佳。更多讓工作人員一對一與意向客戶交流溝通,以實現銷售。

  

  三、客戶層面

  

  10.宜提前2-4周邀約客戶,通過電話、短信、微信、微博、APP通知、張貼海報等形式最大廣度和深度的邀約。

  

  11.活動前1周確認來賓初步名單,再次聯系客戶確認來否。

  

  12.活動前3天確認來賓名單,再次聯系客戶確認來否。

  

  13.活動前1天確認最終名單,再次聯系客戶確認來否。

  

  14.活動當天向來賓發送溫馨提示短信,提醒活動的時間、地點、流程、天氣、著裝要求等。

  

  四、執行層面

  

  15.場地確認:盡最早時間確認場地,簽訂場地租賃協議。

  

  16.桌型:大紅星、小紅星、大西式長條桌(30人左右)、小西式長條桌(6人左右)、課桌式、劇院式、U字型、回字形等,確保桌椅數量、質量(樣式、材質、包裝等)符合要求。

  

  17.舞臺:確認舞臺尺寸和高度、地面材質,活動前1天完成搭建。

  

  18.舞臺背景:確認LED屏幕或噴繪背景板,確認設計稿,活動前1天完成制作和安裝。

  

  19.音響設備:確認音控臺、電源箱、電線、線槽板、連接線、音響、話筒(手持、鵝頸、頭戴各需幾個)、話筒架、電腦等設備,活動前5小時到位,活動前2小時調試完畢。

  

  20.燈光設備:確認燈控臺、燈光架、各種燈的數量、電源及電線等設備,活動前5小時到位,活動前2小時調試完畢。

  

  21.后臺:預備演員換裝、化妝、候場的空間。原則是方便上下場,不能讓演員穿過觀眾上場,即上場前不能讓觀眾看見。大型演出還有升降臺什么的。

  

  22.貴賓休息廳:如必要需準備,考慮貴賓動線,服務人員、茶水點心、鮮花等布置。

  

  23.場地外部布置:確認簽到背景板、各種指示牌、紅地毯等的設計、制作、安裝,活動前1天完成。

  

  24.車輛:確認貴賓接送、來賓車輛動線、泊車位、保安引導等問題。

  

  25.演員:事先反復確認演員?;顒忧?小時全部演員到位,活動前半小時全部化妝造型完畢。大型演出需提前走臺彩排。

  

  26.禮儀迎賓:活動前2小時到位,活動前1小時造型完畢、就位。

  

  27.流程控制:事先制作并分發相關人員Rundown(執行臺本),模板如下:

  

  28.舞臺監督:務必安排專人,熟悉甲方領導、演員的人擔任舞臺監督。可以把舞臺監督理解為“催場”之類的崗位,總之是確保舞臺上的事按臺本進行,而不是主持人報了節目后演員還沒到。

  

  29.控臺:每場活動必須有一個“總控”人員,總控是這場活動的“總指揮”??偪夭灰獫M場亂跑,要定位在所有人能找到你的地方。在活動正式開始前,甲方的總控站位在迎賓位置,畢竟客戶是活動最重要的部分。活動開始后,總控的位置在控臺。確保音樂和燈光按照計劃進行。這是最重要的。

  

  30.費用的分發:事先把演員、媒體的費用現金準備好用信封一個個裝好寫好名字,活動開始前把信封給演員。因為活動開始后,根本沒空了。當然也可事后以微信支付寶等方式。

  

  五、物料方面

  

  31.提前1-2周設計主題視覺畫面,按不同載體尺寸做好設計稿,包括但不限于主背景板、簽到背景板、指示牌、簽到冊、展板、海報、橫幅、紙拎袋、席簽、抽獎箱、抽獎券、邀請函等。

  

  32.活動前1-3天完成所有物料制作、安裝到位。

  

  33.獎品、伴手禮:提前3-7天完成選擇和采購,活動前2-5小時就位。

  

  34.食品酒水:提前3-7天完成菜單選定,不論是使用酒店的還是外送茶歇,對餐單內容、品質都需嚴格把關?;顒忧?-2小時就位。

  

  35.餐具茶具:如自行準備,需以下包括但不限于:Buffet臺(自助餐/茶歇臺)、咖啡機或咖啡壺、保溫容器(用于熱食)、大餐盤(用于冷餐或干點)、茶水壺、冷水壺、食品夾、分食小餐盤、杯子、刀叉筷子水果叉、紙巾、牙線、垃圾桶等。

  

  36.提供餐食或茶歇務必安排至少1人專人服務,保持餐臺整潔,協助客戶拿取食物。

  

  六、宣傳推廣方面

  

  37.事先選定媒體名單,提前邀請好媒體記者,做好簽到表。

  

  38.事先寫好新聞通稿,媒體簽到時分發。

  

  39.活動結束當天或第二天收集各媒體發布的圖文、視頻報道。

  

  40.寫好活動總結。催收活動尾款。

客戶服務中心:136 0806 8886【加微信請注明來意】

四川省成都市高新區交子大道33號中國華商金融中心T1--17層

活動策劃攻略
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