一般單位內部召開的小規模的例行會議可以通過簡易會議計劃或會議通知來預先安排好會議事務。制定好會議方案，在會議召開前對會議的目的、規模、時間、地點設施、內容、議程、日程、組織形式、會議文件、經費、后勤服務等要素做出周密安排，能促進會議順利進行，取得完滿的預期效果。有些會議還需要向上級機關請示核準，會議方案可作為上級審核批準的重要依據。有些會議方案也可發揮通知的作用，向聯辦或與會單位通報籌備情況，以便做好必要的準備。
會議籌備方案內容包括：
1．確定會議名稱。2．確定議題。3．指導思想。4．任務要求。5．確定與會人員。6.確定時間地點。7.會議期限。8.日程安排。9．會議領導。10．確定會議通知內容。11．會議通知跟進落實程序與要求。12．會場布置要求。13．會議文件資料種類、內容、要求。14．會議設備和用品種類、要求.15．會議后勤安排。16．會議記錄安排。17．會場服務安排。18．會議預算安排。19．議定事項催辦及反饋的程序、要求、責任人。20．其他注意事項。

會議的準備工作有哪些

明確開會的目的、確定會議形式、確定與會人員名單、確定會議規模、設計會議議程、選擇開會時間、布置會場、會議通知、座位安排、準備會議資料、準備會議用品、考慮與會人員膳食、制定會議規范。

1、對任何一個商業公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的價值，并且能回報投資。

2、信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。

3、在進行現場管理時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現場負責人需要有隨機應變的能力。

4、技術能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術，但是，必須記住不可用技術代替人與人之間的交流。

5、針對不可預見的問題與可能的場景危機，必須準備好解決方案，將最壞的結果羅列出來，然后逐一提出解決方案。