做好會務(wù)工作的幾點體會
細(xì)節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。近年來，我們在會務(wù)服務(wù)工作中，著力探索會務(wù)服務(wù)量化、細(xì)化辦法，規(guī)范會務(wù)工作流程，力求使會務(wù)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而不斷提高會務(wù)組織服務(wù)水平。
一，制定詳細(xì)方案。科學(xué)詳細(xì)的工作方案是做好會務(wù)工作的基礎(chǔ)。每次接到會務(wù)任務(wù)，我們都要根據(jù)會議主題及日程安排，對會務(wù)工作進(jìn)行認(rèn)真研究，制定會務(wù)工作方案。并根據(jù)會議規(guī)格高低、人員多少、日程長短，設(shè)立相應(yīng)的工作小組，明確各組分工職責(zé)。大型會議活動還成立會務(wù)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立會務(wù)工作綜合協(xié)調(diào)組，負(fù)責(zé)整個會務(wù)工作的綜合協(xié)調(diào)及督查落實，保證各組之間及時溝通對接。在室外舉辦的大型會議及有參觀考察活動的會議，還針對可能出現(xiàn)的情況制定應(yīng)急預(yù)案。對于黨代會、人代會等有集體合影的會議和活動，事先擬定室外合影方案和室內(nèi)合影方案，保證出現(xiàn)天氣變化時活動順利進(jìn)行。
二，繪制工作流程。會務(wù)服務(wù)水平通過細(xì)節(jié)體現(xiàn)。為確保會務(wù)組織服務(wù)工作規(guī)范明晰，便于操作，我們將會務(wù)工作任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分解，具體量化、細(xì)化。繪制整個會務(wù)工作流程和工作細(xì)則。明確工作任務(wù)及各項任務(wù)目標(biāo)要求、完成時限、承辦人員。工作細(xì)則和工作流程分發(fā)到各個工作組及工作人員手中。各個工作小組和會務(wù)人員根據(jù)整個工作流程，制定各自的工作流程圖。比如，在服務(wù)第六屆張仲景醫(yī)藥文化節(jié)開幕式中，我們將會務(wù)工作5項主要任務(wù)細(xì)化為會場布置、座次安排、會議通知、入場導(dǎo)引、跟車服務(wù)等53個細(xì)節(jié)，分解到組，量化到人。 三，及時對接督查。督促檢查是保證會務(wù)工作順利開展的重要環(huán)節(jié)。在會議前期組織籌備中，我們根據(jù)工作情況，適時召開各工作小組碰頭會和對接會。對照工作任務(wù)及工作流程，落實各組工作進(jìn)展情況。協(xié)調(diào)解決工作中遇到的困難和問題。會期較長的大型會議活動，我們在會議召開期間，堅持每天召開各工作小組碰頭會，及時溝通工作情況，對第二天各項工作進(jìn)行對接核查，查漏補(bǔ)遺，確保工作不出現(xiàn)任何疏漏。
四，加強(qiáng)會前查驗。會前查驗是確保會議組織服務(wù)不出差錯的重要環(huán)節(jié)。會前查驗主要包括對會議現(xiàn)場的查驗和有關(guān)工作對接情況查驗。對于會議現(xiàn)場查驗，我們印制會務(wù)組織服務(wù)工作查驗明細(xì)表。將查驗內(nèi)容細(xì)化為出席領(lǐng)導(dǎo)核實、座次安排核查、材料備份、新聞報道安排等22個項目，每一個項目查驗無誤后由負(fù)責(zé)人簽字，保證會務(wù)組織服務(wù)工作不出差錯。對于工作對接情況查驗，主要是對主題會議結(jié)束之后有關(guān)活動和服務(wù)的安排落實情況進(jìn)行核實。如會后有參觀活動的會議，核實車輛調(diào)度、跟車服務(wù)人員到位情況；會后有合影任務(wù)的會議，落實場地搭建、座次安排表印制、拍照人員安排等工作到位情況。
五，搞好跟蹤服務(wù)。在會務(wù)工作中，我們把會后跟蹤服務(wù)作為整個會務(wù)工作的主要內(nèi)容之一進(jìn)行安排，編入工作流程，明確職責(zé)分工。在會務(wù)工作過程中，我們在落實參會領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓名單時，力求弄清每位領(lǐng)導(dǎo)及來賓在會議期間活動安排，提前征詢參會人員是否需要預(yù)訂車票、機(jī)票，提供車輛、續(xù)訂房間等有關(guān)服務(wù)。需要后續(xù)服務(wù)的安排專人跟蹤服務(wù)，確保會議服務(wù)不出現(xiàn)虎頭蛇尾的現(xiàn)象。