1、桌椅，名牌，茶水。桌椅是最基本的設備，如果參加會議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。

2、簽到簿，名冊，會議議程。簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。

3、黑板，白板，筆。在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然視聽設備發展得很快，但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。

4、各種視聽器材。投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

5、資料、樣品。如果會議屬于業務匯報或者產品介紹，那么有關的資料和樣品是必不可少的。西安會議策劃公司認為比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點。

1、首先，開會的時候自己要準備兩套自我介紹，根據當時的氛圍自己去抽出其中一個自我介紹來介紹自己這個是必要的，然后要在開會之前弄懂這次開會的這些朋友關心什么？就是他們最關心的問題是什么。然后針對最關心的問題自己做一些相應的準備。

2、開會之前想法設法了解一下開會人的背景，就是他們每個人的背景如何。是否相同？當然相同不相同決定著您準備開會內容的多與少，一個有成果有結果的會議是離不開準備與預開的，總之自己得再開會前了解這些朋友的背景，然后了解背景才能將第一步的自我介紹更貼切的講出來。

3、第三步就是會前的一些工作，例如會議是下午三點開，那您就得知道參加會議的朋友什么時間過來參加。如果他們對于您來說比較重要的話，那還得抽出時間去接見，在中國這個就是傳統的禮節，所以您是否要在早上十點左右跟他通個話，問參加會議的時間，這個是必做的工作。

4、接下來的兩個問題也很重要，就是要搞懂他們來參加會議的終極目的，針對于他們為什么參加會議，此次會議的核心要說明什么東西，把會議核心找出來。

針對會議的核心下功夫準備，小編有一次在創業的時候和同伴開會，趕到杭州的時候，因為路上急，就沒有做準備，導致會上很尷尬，所以小編很失敗，希望大家可以做足準備。

5、然后再就想最后一個問題，我能為他們提供點什么，因為任何人都想被服務，被尊重，所以只要您把這個問題做足了，您的這場會議就是成功的。會議結束時，他們想獲得的結果也就可能是圓滿的，那這場會議又開成功了。?

確保會議順利召開的前提：

1、確定議程：

辦公室第一時間要明確在會議主題，這需要會前公司領導或者會議主持研究決定。首先是辦公室負責人要和公司領導們進行研討，決定開會的議題。

2、確定時間、地點及參會人員：

要召開會議就必須確定召開會議的時間，避免領導們沒有時間參會；根據會議的規模和議題確定開會的地點和參會人員。

3、通知參會：

對于參會人員要提前通知參會時間、地點、內容，對于暫時無法聯系上的人員和因故不能參加會議的要做出備注說明，之后要統一向領導報告。

4、準備參會資料：

會前一定要和領導溝通好會務材料的準備工作及其主要側重點，努力起草好會議文件以及領導的主持詞以及講話稿。