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一份會議通知應包括哪些基本內(nèi)容?

時間:2021-12-21

會議通知的基本內(nèi)容由標題、受文者、正文組成。?

1、標題。形式:制發(fā)機關(guān)+事由+文種

2、受文者。即接收通知者,受文者可以是機關(guān)、單位、部門,也可以是個人。

3、正文。這是通知的主要部分,要求寫明的內(nèi)容有:

會議名稱、議題、會議的目的、會議召開的時間、地點、出席會議的人員以及對其提出的要求,報到的時間、地點、會議日程安排、會議組織者的聯(lián)系方式及其他事項。

撰寫會議通知要注意,內(nèi)容要具體、確切。時間、地點、會議性質(zhì),會議前的準備(是否要準備發(fā)言稿,是否帶論文,帶多少篇等),都要交代清楚,不能含糊;

事項要完整齊全。除了時問、地點、議題、準備要求等主要事項外,會議的接待工作、交通、住宿安排、經(jīng)費等都須明確寫出。如果有的會議要進行分組討論,則還需附上分組名單。

示例范文:

關(guān)于召開全省軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部安置工作會議的通知

各市市委、市人民政府,省委各部委,省各委辦廳局,省各直屬單位,部屬各有關(guān)單位:

為貫徹中發(fā)〔2002〕3號和國轉(zhuǎn)聯(lián)〔2002〕3號文件,傳達全國軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部安置工作會議精神,部署2002年我省軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部安置工作,省委、省政府決定,于6月18日在南京召開全省軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部安置工作會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下:

一、出席會議人員

各市分管軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部安置工作的副書記或副市長1名,市委組織部、人事局、勞動局負責同志和市委組織部綜合干部科(處)長、軍轉(zhuǎn)辦主任各1名。

省委各部委,省各委辦廳局,省各直屬單位及部屬各有關(guān)單位負責同志和人事(干部)處長各1名。

軍隊出席會議人員的通知由省軍轉(zhuǎn)辦另發(fā)。

二、會議時間、地點

會議定于6月18日在南京雙門樓賓館(南京市虎踞北路185號)召開,會期1天。各市出席會議人員于6月17日下午到雙門樓賓館報到;省級機關(guān)各部門、單位和部屬各有關(guān)單位出席會議人員6月18日上午8:15直接到雙門樓賓館開會。各市限帶車2輛。

三、其他事項

各市、省級機關(guān)各部門、單位和部屬各有關(guān)單位請于6月17日上午11時前將出席會議人員名單報省軍轉(zhuǎn)辦。

中共江蘇省委辦公廳

江蘇省人民政府辦公廳

二○○二年六月十五日

抄送:省委常委,副省長。

南京軍區(qū),省軍區(qū),省武警總隊。

新華日報,省廣電總臺。

會議通知是機關(guān)、企事業(yè)單位日常工作中經(jīng)常遇到的一種公文,目的明確,內(nèi)容具體,是一種比較容易掌握的公文文種。方法/步驟用正式公文下發(fā)通知的會議,往往比較重要。寫作的原則是:明確具體。即讓接到通知的人員在思想上明確會議的各項要素,在行動上知道接下來該怎么做。下圖中的通知既沒有主送單位,有沒有明確的參會人員,應該避免。簡明的會議通知應包含如下元素:召開會議的單位、會議主要內(nèi)容,會議時間、地點、參加會議的人員等。這類會議通知,往往用一段話把以上要素包括在內(nèi)即可。還有一些比較正規(guī)、重要、議程較多的會議,往往還要明確參會人員的報到時間、地點、食宿安排等,有的還要寫明會議的中心議題、主要議程,需要參會人員做什么準備等等。這類會議通知,往往在一個自然段里寫不清楚,比較凌亂,可以分為幾個要點來寫。如:一、會議內(nèi)容;二、時間及地點;三、參會人員;四、注意事項等等。在格式上。正文前要頂格寫通知發(fā)往的單位,正文后要注明會議組織者的聯(lián)系電話。最后落款,注明發(fā)文單位、日期,有時要蓋章,以示嚴肅、正式。有的會議需要參會人員提交回執(zhí),可以在附件中規(guī)定回執(zhí)格式,一般包括與會人員的單位名稱、姓名、職務或職稱、性別、民族,抵離會議城市的時間、航班、車次,是否需接站及其他要求等。有時為了便于外地人員參會,還要附帶報到地點的交通路線、位置示意圖等。注意事項應提前將通知下發(fā)相關(guān)單位、人員。一般會議提前兩三天,重要大型的會議,需要提前一周乃至半月制發(fā)會議通知。會議通知的目的是讓相關(guān)人員能夠順利參會,內(nèi)容要令人一目了然,不缺項漏項,使人不知所措。

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