1、確立目標對象，確定受邀來賓，并確定來賓的準確情況以及背景情況。
2、安排活動進行中的程序，如主持人開幕詞，來賓介紹，活動主題，活動目的等等。
3、安排接待工作。在活動開始前，公關、接待和禮賓服務人員應各就各位。安排專門的接待室或會議室，以便在正式活動開始前，讓來賓休息或與工作人員溝通。入場、簽到、剪彩、留言等活動，都要有專人指示和領位;
4、物質準備和后勤、安保等工作。慶典活動的現場，需要有電源、音響燈光設備、舞臺、背景、綠化等。一些慶典專用品也都要根據活動的需要在活動開始前準備好，像一些剪彩用的彩綢帶、鞭炮、禮炮、鑼鼓、煙花、氣球、條幅，各種宣傳品、禮品等。安保工作一定要落實到位，根據活動現場進行合理安排。對有宴請內容的慶典，要安排好就餐。另外，有些活動需要一些文藝節目，這就需要根據客戶要求來組織歌舞或民俗等表演。
5、做好謝幕工作，感謝蒞臨慶典活動的賓客，做好賓客的酬謝和送客。