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如何進行會議管理?

時間:2022-02-11

一段時間以來,著名專家譚小芳老師作為清華大學、北京大學、浙江大學高級總裁班客座教授,經常應邀在全國各地為眾多知名企業作過《會議管理的秘訣》的課程,在譚小芳老師看來,會議管理,看似簡單,但真正把它做好,卻是秘書或者其他行政辦公人員比較頭疼的事情。業界流行一句話,叫做:“會而議,議而決,決而行,行而徹。”這句話讀起來瑯瑯上口,簡明扼要,亦有一些企業將之張貼會議室一偶,但是真正將會議管理做好,絕非易事。在實際工作中,要不就是會而不議,或者就是議而不決,或者決而不行,凡此種種,皆存業界。

譚小芳老師認為關于發現問題和解決問題,這是對會議最常見的認識。而,會議一般常犯的毛病在于,一味地發現問題,或者一味地解決同一個問題,會議成為形式,每天的會議都圍繞在有意義沒有實質進展的問題上。因為,個人能力的局限,會議解決問題的優勢在于能集思廣益,或令其他人觸類旁通進而得到或超過原定的目標。
開會要講究會議質量。開會打電話、開會抽煙耳語,開會遲到早退,開會時間過長,會上不說,會后發牢騷等現象,都是會議質量不高,會風不好的典型例子。首先,一般會議召開過程中必須規定三個角色:一是主持人,二是記錄人,三是調度人。這三個角色中,會議主持起到一個主線的作用,其職責是宣布會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執行會議制度、總結會議內容、跟蹤會議結果。調度人,起到把握整個會議主題,以防跑題的作用。一般由與會者中職位最高者擔任,負責控制會場秩序、緊扣議題議論、指定發言人、總結會議優劣。
此外,企業開會切忌條條框框。有些企業開會,一走進會場就能感受到一種死氣沉沉的氛圍。與會者害怕在會場上發表自己的看法,害怕自己的觀點得罪了對方,于是就選擇了沉默。但是等到會議一結束,就會滿腹牢騷。而有些企業的開會氛圍卻剛好相反,與會者各抒己見,滔滔不絕,有時候為了一個問題爭得面紅耳赤,拍桌子瞪眼睛的,此時由主持人或者調度人決定采用哪個方案,不管接受誰的方案,但是走出會議室,大家還是喜笑顏開,都能夠嚴格去執行會上決定的方案。同樣是開會,前者帶來的是惡性循環,后者帶來的是良性循環,只要形成了良好的會風,那么很多扯皮的問題就會迎刃而解,這就是“會而議,議而決,決而行”。

會議組織者除了通知、組織會議外,還有一個任務就是保證會上決定的工作任務得到全面貫徹。很多企業開會,會上決定的事情很多,但是往往不當場明確工作任務的完成時間,導致會后工作任務遲遲不能完成。所以,支持人在會上在充分討論一個事情后,必須馬上決定此事的負責人、需要協調的部門以及完成時間。接著,會議組織者在會議結束后要檢查督辦各項事情的完成情況,只要做好了檢查就一定能達到想要的效果。

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