隨著酒店業(yè)的不斷發(fā)展，市場競爭的不斷加劇，各酒店為提高經(jīng)濟效益，對自身的客源市場也在不斷調整。會議已成為酒店的一個重要客源市場，會議帶來的收入已成為酒店經(jīng)濟效益的增長點。要想做好會議客源市場，酒店的會議服務是關鍵。因此準確、細膩而嫻熟地把握好會議服務的三環(huán)節(jié)——會前服務、會中服務和會后服務是做好會議服務的根本。
　　一、會前服務
　　1、要有精明強干的會議服務銷售骨干。會議銷售骨干不僅要了解和熟悉本酒店的設備、設施與內(nèi)部運作程序，具有相當?shù)臏贤芰?，能夠正確靈活地運用酒店授予的權力，而且隨機應變地運用談判技巧，促使洽談獲得成功。
　　2、銷售洽談要有誠意及耐心。會議銷售人員與會議組織者交談時，要尊重對方的要求和意見，特別是對方將本酒店承接會議服務的條件與其他酒店比較時，要善于傾聽和理解，然后以得體的方式提供本酒店的特點和以往成功接待會議的詳細情況，加強相互間溝通。往往承接一個會議不是一次就能談成功，會經(jīng)過多次交涉，因此會議銷售人員要有充分的耐心，直至洽談成功。
　　3、談價格先要贏得客人的信賴。會議組織者在洽談中往往首先詢問價格和優(yōu)惠政策這類問題，會議服務銷售人員應極力避免價格成為客人選擇的第一條件。銷售人員在洽談中要有意識地摸清客人的心理價位。若差距不大，銷售人應撇開價格，與會議組織者講座會議的策劃，介紹酒店會議服務的特點，讓對方感到酒店是把服務放在第一位，盈利放在第二位的，只有客人相信酒店能提供優(yōu)質服務，才有合理的價格可談。
　　4、參與會議的總體策劃。各型會議的前期準備是非常重要的。酒店會議銷售員面對的會議組織者可能是有經(jīng)驗的，也可能是沒有經(jīng)驗的，這就要求酒店的銷售員必要時提供延伸服務。如會程的安排以酒店會議接待的經(jīng)驗來看是否合理，可向會議組織者提供參考意見和建議等，協(xié)助會議組織者圓滿完成會議計劃。
　　5、認真做好“預訂書”和“計劃書”。關于會議服務的所有安排和要求，均要以“預訂書”或“協(xié)議書”為準。在“預訂書”中要明確會議的各項要求，任何修改和調整都必須通過雙方的確認書予以確認洽談等，酒店方必須把向客人作出的承諾一一詳細記錄，以此制訂詳細的“計劃書”即“接待計劃”，每項承諾誰負責、何時完成，均要落實。
　　二、會中服務
　　1、會中期間，酒店應有專人負責與會議組織者溝通、聯(lián)絡，及時跟進確保會議服務的統(tǒng)一指揮和協(xié)調。
　　2、會議期間，酒店的會議聯(lián)絡員要有極強的組織能力，能有效及時地處理會議中的緊急需求，保證會議的正常進行。
　　3、順應與會者的心理，組織各種形式的留念活動。大型會議的參與者把承辦酒店作為美好經(jīng)歷的“參照物”，酒店應籍此把文章做好做足，比如簽字留念、拍照贈送酒店小標志等紀念品，使與會者成為酒店的潛在客戶。
　　三、會后服務
　　1、會議結束了，酒店的服務沒有結束。會議結束了，會務組撤了，但逗留的客人仍是我們服務的重點，應讓他們感到酒店是“家外有家”。同時，酒店方要做好會后各種費用的結算工作，每筆費用消消楚楚，方便會議組織者結帳。
　　2、搞好跟蹤調查。將收集的本次會議的各種信息歸類、分析、整理并存檔，發(fā)現(xiàn)問題找出規(guī)律性的東西，作為提高會議服務質量的依據(jù)。
　　3、索取會議活動的信息和資料。大型會議的與會者來自四面八方，他們是本次會議的參加者，可能他們就是下次會議的組織者和決策者。因此酒店應特別注意收集舉辦會議的大量信息，為下次會議的承辦打下基礎。
　　4、將會議組織者和出席者的資料歸檔并向他們定期或不定期寄送酒店的信息和資料，對重要的客人，定期作銷售拜訪，逐漸使他們感到自己是酒店的貴賓而成為酒店忠實或潛在的客戶。
　　綜上所述，會議服務的三個環(huán)節(jié)是相輔相成，缺一不可的，每一個環(huán)節(jié)都非常重要，每一個環(huán)節(jié)完成的好壞將直接影響會議的服務質量。因此，一個酒店要做好會議接待必須在這三個環(huán)節(jié)上下功夫，精益求精，做出自己的特色，使我們的酒店在激烈的市場競爭中立于不敗之地。