1、了解會議標題、地點、時間、參加人員、主要內容和議程；2、制作會標和臺簽，確定會議地點；3、下會議通知；4、寫好主要領導講話材料和主持詞；5、預先到現場檢查燈光、音響設備，取暖或制冷設備，懸掛會標、放好臺簽。6、安排好專人負責會議記錄、照相、會議簽到、會場服務、文件發放等。一般就這些，大型會議要安排交通疏導、車輛停放，消防安全、醫療服務準備、就餐安排等，根據情況確定。

什么是會務組織安排

　　【案例】　　小A是剛畢業不久的年輕大學生，進入公司之后，他所處理的很大一部分工作是會議組織事務，可這也成為他最大的一個煩惱。　　由于公司領導眾多，會議也多，時間和場地總是會出現沖突，再加上沒有會議主持人　　進行管理，總是產生議程混亂，議而不決，冗長低效的情況。領導不止一次地批評了小A，小A也很委屈，學校里的會哪有這么麻煩，隨便拉到一個教室，兩三句話就講完了，哪里還能考慮到這么多問題。　　憂心忡忡的小A來到了李教授的辦公室，就他所遇到的問題進行請教。　　【解疑】　　小A(以下簡稱A):李教授，為什么一件簡簡單單的會議組織我都做不好呢？　　李教授(以下簡稱李)：呵呵，看似簡單，其實并不簡單，它也是一項龐大的系統工程啊。你所遇到的，其實是我們所說的商務禮儀的問題。　　A:商務禮儀是什么概念？　　李：商務禮儀是在商務活動中體現相互尊重的行為準則，它是一種行為的準則，用來約束我們日常商務活動的方方面面。它的核心作用是為了體現人與 人之間的相互尊重。我們可以用一種簡單的方式來概括商務禮儀，它是商務活動中對人的儀容儀表和言談舉止的普遍要求。儀容儀表是指個人的形象。言談舉止是指每一個人在商務活動中的職業表現。　　A:那么李教授，從商務禮儀的角度來看，怎樣才能組織好一場會議呢？　　李：首先你要對會議的性質有所了解。　　按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議，可以分成產品發布會、研討會、座談會等。內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計劃會等等。　　A：每次開會前我總是手忙腳亂，好像有一堆事情需要確定，但卻總是等到最后一分鐘才定下來，還經常漏掉一些事項。　　李：年輕人毛躁點可以理解。從商務禮儀的角度，我們將會議分成會議前、會議中、會議后。　　在會議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面：　　WHEN-時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。　　WHERE-地點，是指會議在什么地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。　　WHO-人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。　　WHAT-會議的議題，就是要討論哪些問題。　　OTHERS-會議物品的準備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。　　A：聽您這么一說，我就明白多了，還有一個問題讓我經常受領導批評，座位怎么排，怎么坐都很有講究，可是我一點也不懂。　　李：在中國傳統文化中，十分講究長幼尊卑之分，同樣在商務禮儀中也會面臨這樣一些需要排定坐次的情況。一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。　　如果會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。　　在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點，在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。　　還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。　　A:還有，在會議進行過程中，大家總是沒有重點，東拉西扯，該解決的問題沒有解決，無關緊要的話反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力盡，不了了之。　　李：這就需要一個會議主持人作為議程管理的核心了。　　一個有經驗的會議主持人應該起到以下作用：　　?介紹參會人員　　?控制會議進程　　?避免跑題或議而不決　　?控制會議時間　　當然會議之前的溝通也很重要，讓大家對議題充分熟悉，有的放矢，不做空談，能夠就重要事項達成共識，這就是一個高效會議的訣竅。　　A:謝謝李教授，聽完您這番話，我對以后的工作充滿了信心，不會再犯向以前那樣幼稚的錯誤了。　　李：呵呵，年輕人犯錯誤，連上帝都會原諒的，我再提醒你幾點。　　在會議完畢之后，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：　　?會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進；　　?贈送公司的紀念品；　　?參觀，如參觀公司，或廠房等。　　?如果必要，合影留念。　　有始有終，才是一個負責任的會議組織者。