1、接受任務，擬定方案：會議方式、時間地點、參加人員、會議內容、日程、籌備組織分工、抽調工作人員、經費預算；
2、文稿準備：主報告、領導講話、經驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂，制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證；
3、制發通知：會議內容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點、往返車船、飛機時間；
4、收集名單：單位職務、姓名性別、民族、人數、到達車次時間、返程車次時間、分組；
5、會場準備：會標徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉布置、會場衛生；
6、后勤準備：文件裝袋、房間分配、伙食標準、食物衛生、就餐桌次、用車計劃（接車安排）、醫療衛生、文娛活動；
7、會前檢查：檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障；
8、接會議代表：了解車次到達時間、通知接車領導、安排車輛；
9、會間服務：簽到（文件分發）、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫（供水）、保衛安全、衛生、返程票務、文娛活動；
10、會議秘書：會議簡報、會務通知、會議總結、決議、傳達提綱、會議新聞稿件；
11、會議收尾：食宿結算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報告（會議紀要）、會議文件歸檔、會議財務結算；
12、會務工作總結。