1.首先在舉辦會議時，會議發起人應將會議的議題以郵件或口頭形式傳遞給參會人員，這樣可以讓參會人員明白會議討論的主要內容，提前做好準備準備工作。
2.會議發起人不僅要對會議的整個流程做好充分的準備工作，而且還要對在會議可能出現的其它變故做好充分的準備工作，并形成書面材料，同時將會議上要講的內容提前以郵件形式告知其它參會人員，盡量保證在最短的會議時間內達到最佳的會議效果。
3.在會議進行過程中，要找專人做好完整的會議記錄。在會議結束后，將會議記錄及最終討論結果編輯成郵件發送給參會人員。
4.在會議進行前，要確定好會議議題，在會議進行時所有討論都要緊緊圍繞議題展開，當參會人員偏離議題時，會議主持人有權及時打斷，避免浪費大家不必要的時間，而得不到想要的結論。
5.會議結束前，一定要得出會議討論的結果，這也是舉辦會議的最終目的。沒有結果的會議最終只能是浪費彼此的寶貴時間。
6.會議發起人要做好會后的追蹤工作，確保會議的討論結果應用到了工作實踐中，否則也將達不到會議舉辦的效果。

如何做好會議統籌？

會務主管的工作涉及的方面比較多。因此，會務主管需要具備出色的領導能力。
1.組織運籌能力
組織運籌能力主要包括會議統籌能力和時間運籌能力。會務主管組織各種活動時必須具有極強的組織運籌能力。
2.應變能力
會務主管的應變能力是指在遇到一些突發性事件時的協調和處理能力。會務主管具備應變能力十分必要，因為會議的計劃、方案可能會隨時變化或調整。
3.表達能力
會務主管在會議管理工作中應具備良好的口頭和書面表達能力，要善于用語言和文字向與會人員或下屬表達自己的觀點，使與會人員了解會議的進程。
4.交際能力
會務主管的交際能力從形式上產要可分為溝通能力和公關能力。
(1) 溝通能力。溝通能力指的是一種雙向交流的能力，主要體現在信息傳遞、反饋以及互相理解、互相影響、互相適應上。
(2) 公關能力。公關能力指的是處理好人際關系的能力。會務主管在運用公關能力時應根據不同的對象遵循不同的原則。

會務主管必須以集團客戶服務為推進目標，完成集團公司內的大型活動、會議、展覽中會務部分的組織、實施及效果跟蹤;負責各分公司學術會議中會務工作的組織、實施及效果跟蹤;負責執行市場公關計劃，并實施客戶溝通平臺（ENDO-TABE俱樂部、進修生培訓）的具體事務性工作;根據部門需要協助做好客戶出國組織工作客戶接待回訪中外交流等相關出境事務性工作；協助客戶服務部完成部門內的其它接待性工作。

會務主管工作職責:

一、大型活動及會議的組織
1.策劃:
根據公司需要，制定大型活動及會議的策劃方案;

2.籌備:
根據策劃方案，協調相關部門和人員，進行前期籌備工作，保證資源到位，分工明確;

3.實施:
組織大型活動及會議的實施，對全過程進行監控，及時解決出現的問題，保證活動及會議順利進行;

4.效果:
對活動及會議效果進行跟蹤或調查，并進行總結改進

二、出境工作國內接待協助
根據部門需要監督并協助做好客戶出國的組織工作客戶接待及票務工作客戶日常接待及回訪中外交流等相關出境事務性工作.

三、學術會議的會務協助
1.做好會議前期的布展和籌備工作;

2.公司參展過程的協助;

3.跟蹤會議效果，并總結改進

四、展覽的組織協助
1.做好展會前期的布展和籌備工作;

2.組織公司參展，并對全過程進行協調和監控;

3.跟蹤展覽效果，并總結改進

五、市場活動的支持
客戶溝通平臺（ENDO-TABE俱樂部、進修生培訓）具體事務執行
六、學術資料發放
市場技術部學術資料發放的協助
七、部門內工作
協助完成客戶服務接待方面的各項工作
八、臨時性工作
計劃外本部門及其它部門的工作