一個重要的商務會議的成功與否，關(guān)鍵在于策劃者的策劃思路與方法是否正確，各方面細節(jié)考慮得是否周詳，會議行程安排是否合理，譬如會議主題的構(gòu)思、會議場地的布置、會議設備的安裝、參會者的住宿和餐飲安排、會議業(yè)余時間的安排等等。

面對會議策劃時遇到的諸多問題，作為會議策劃者的您是否已經(jīng)找到合適的策劃思路和方法呢？到底怎么做才使這次會議達到上級的要求，實現(xiàn)會議的主題思想，閃出商務會議的亮點？

一、參會者的安排

通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等3個程序。

二、時間安排

確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調(diào)整。一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整、完善。

三、活動策劃、確定活動主題

在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。

四、擬定活動策劃案和具體操作方案

活動策劃案是指導整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

五、現(xiàn)場控制

現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應變能力的一環(huán)，事實上，一個好的協(xié)調(diào)人會將工作做在前面：首先是預防變數(shù)的發(fā)生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應該重點重視這些方面；其次，要在事前準備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場的靈活應變的處理技巧。