在完成活動策劃客戶決定舉辦活動之后，需要進行活動構想以及成本的初步估算，確定有足夠的資金，并為活動撥出專款。要明確活動的目的，確保活動確實物有所值。接下來就可以對活動進行初期規劃。此時如果公司沒有自己的活動策劃師，那么公司的相關工作人員就需決定是否要請一些專業人士的幫助，選擇聘請住專業的成都活動策劃公司、私人活動策劃師和公司自己的員工聯手，還是讓自己公司的員工直接與活動供應商合作，進行活動設計、預算管理、后勤管埋、時間安排、活動的操辦以及活動的全程構思和精心安排。
在進行大型活動策劃時，人們通常想到的是“財”，而不是“才”。客戶不論是公司、非營利組織、社會團體還是結婚的新人——應該知道在什么場合下需要得到專業的幫助（其中包括公關專家、有創意的導演或制片人），來解決活動制作從創意到實施的過程中方方面面的問題。

活動策劃人員絕對不應該將自己的工作僅僅看做是服務性行業，認為自己的工作僅僅是記錄下客戶的訂單。但是現實情況卻完全相反，他們應該使自己、使自己的公司、使整個活動策劃業成為商業銷售與營銷不可多得的寶貴工具，在設計、制作、舉辦活動，并使活動超凡脫俗、與眾不同，經過精心打造能夠達到并超出公司、工作和個人的既定目標等方面，成為企業客戶、非營利組織以及個人的得力助手。
不要把聘請活動策劃人員與活動顧問看做是金錢上的浪費，事實上他們最后還能幫你省錢。如果請得及時恰當那就會非常好了。例如一個優秀的成都公關公司可以幫助你選定嘉賓名單，確保對客人的選擇恰到好處；他們還可以協助舉辦新聞發布、制作宣傳資料，使活動得到國內外媒體的宣傳報道。有創意的導演或專業的活動設計師可以提供活動設計的策略性概要，其中包括策劃、組織、物流、協商等方面的內容以及具有點睛作用的小細節。
在當今年代說活動策劃幾乎無所不能是毫不夸張的，而專業人士的加盟足以令客戶大開眼界。目前存在著各種各樣的情況都適用于活動策劃公司。成都成都活動策劃公司認為大家要學會去了解什么時候要咨詢專家意見、什么時候需要聘請自由職業者以及怎么去聘請，從而來擴大自己公司的實力。